Přinášíme vám pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů. Pro členy Asociace máme k dispozici podrobnější rozbor obsahu. Přihlášení zde.
Při výběru rozhoduje plán a potenciál
CIO Business World 5/2022, příloha ERP Od infrastruktury k IT službám, str. IV-VI, Lukáš Kříž
V současné podnikové konkurenci je nutné nahradit zastaralé informační systémy. Pokud tak firma neučiní, nemůže se přiblížit standardu, který nabízejí moderně navržené a provozované aplikace. Například jde o integraci a analyzování velkých objemů dat nebo o získávání klíčových informací pro rozhodování, předdefinovaných sestav, ad hoc pohledů a řezů a analytických výstupů v reálném čase. Bez těchto funkcí lze jen těžko zlepšovat zákaznickou zkušenost a optimalizovat chod dodavatelského řetězce. Proč firmy zvažují novou implementaci systému ERP? Nejčastějším důvodem je podpora růstu byznysu. Jak vybrat novou vhodnou aplikaci nebo systém? Podniky vybírají systém ERP v průměru sedmnáct týdnů. U větších podniků je doba ještě delší. Dodržení plánované doby implementace se daří jen polovině podniků. K nejčastějším důvodům zpoždění patří technické komplikace, problémy s daty a organizační výzvy. Podniky v současné době vždy zkoušejí cloudové ERP systémy. Výhradně on-premises řešení vyhledává minimum organizací. Pokud firma volí cloudové ERP, pak volí většinou variantu SaaS. Co se týče nákladů na implementaci, mezi hlavní důvody nedodržení plánovaných nákladů patří organizační komplikace, nutnost pořídit dodatečné technologie a problémy s daty. Nákladovou stránku implementace ovlivňuje také míra přizpůsobení vybraného informačního systému.
Desítka nejvýznamnějších dodavatelů ERP dneška
CIO Business World 5/2022, příloha ERP Od infrastruktury k IT službám, str. VIII-XIII, Neal Weinberg
Seznam dodavatelů je zohledněn podle velikosti firmy, ale také je hodnocen na základě cloudové strategie a toho, jak jeho vize budoucnosti ERP utváří trh. Prvním dodavatelem je Oracle. Společnost nabízí řešení jak pro středně velké podniky, tak i pro globální podniky. Oracle je na druhém místě podílu na trhu. Druhým dodavatelem je SAP. Je to největší hráč na trhu ERP. Většina rozsáhlé instalované základny společnosti SAP ale stále používá lokální systémy ERP. Před firmou tak stojí výzva, jak konkurovat novým, výhradně cloudovým poskytovatelům ERP. Třetím dodavatelem je Microsoft. Společnost Microsoft se díky své široké řadě produktů Dynamics, které jsou určené především pro malé a střední podniky a jsou k dispozici v lokální a cloudové verzi, stala významným hráčem na poli ERP. Čtvrtým dodavatelem je Workday. Workday začínal jako aplikace pro řízení lidského kapitálu na principu SaaS, ale společnost rozšířila své portfolio o finanční řízení a podnikové plánování, určené především poskytovatelům služeb, nikoli výrobcům. Workday používá místo výrazu ERP výraz cloud pro řízení podniku. Pátým dodavatelem je Sage. Firma vybudovala vlastní cloudovou platformu a rozšiřuje své produktové řady i mimo oblast účetnictví a mezd pro malé podniky. Společnost se přesouvá i do oblasti řízení dodavatelského řetězce, výroby a prodeje. Šestým dodavatelem je společnost Infor. Nabízí celou šíři ERP řešení pro různá odvětví a jako tradiční dodavatel přešla na cloud. Infor se odlišuje oborově specifickými moduly ERP a multitenantní cloudovou platformou hostovanou na AWS. Sedmým dodavatelem je Epicor. Cloudová platforma Kinetic společnosti Epicor je hodnocena jako vizionářská. Poskytuje solidní provozní řešení pro výrobní a distribuční společnosti střední velikosti spolu se souvisejícími funkcemi pro plánování poptávky, řízení zásob a skladů. Osmým dodavatelem je Servicenow. Jeho platforma umožňuje podnikům propojit digitální pracovní postupy a optimalizovat podnikové procesy pro IT, zaměstnance zákazníky a tvůrce aplikací. Devátým dodavatelem je QAD. Jedná se o dodavatele, který je vizionářem v kategorii řízení výroby a dodavatelského řetězce pro středně velké podniky. Stírá hranice mezi ERP a CRM. Desátým dodavatelem je Salesforce. Ten je lídrem v oblasti CRM. Na trhu ERP má jedinečnou strategii, kdy firma vybudovala výkonnou cloudovou platformu, na které lze provozovat aplikace CRM a psát aplikace.
Co může cloudové ERP přinést vaší společnosti?
CIO Business World 5/2022, příloha ERP Od infrastruktury k IT službám, str. XIV-XV, František Čulík
Přechod na cloud je stále velké téma, především tam, kde se zpracovávají velké objemy dat podléhajících nadstandardním nárokům na ochranu proti jejich zneužití nebo zcizení. Dnes existují komplexní cloudové ERP systémy, které jsou postavené na proudový technologiích a současně řídí a integrují všechny oblasti činnosti od firem a organizací. V České republice stále panuje nedůvěra v cloudové řešení. Jak je v cloudovém ERP zajištěno zabezpečení a dostupnost dat? Pro dosažení maximální úrovně bezpečnosti a dostupnosti aplikací v cloudu je důležitá technická kvalita hardwarového vybavení poskytovatele cloudové aplikace, včetně instalovaného výpočetního výkonu. Velcí poskytovatelé cloudových služeb provozují rozsáhlá datová centra disponující serverovými klastry s vysokým výpočetním výkonem a nejkvalitnějšími technologiemi. Díky tomu jsou schopni nabídnout širokou škálu služeb konfigurovanou tak, aby vyhověli těm nejnáročnějším zákazníkům. Jak je to s náklady na cloudové ERP? U cloudového ERP zákazník neplatí obvyklou cenu za softwarovou licenci. Místo toho mu poskytovatel pravidelně účtuje poplatek za používání cloudové aplikace. V poplatku je zahrnuta i cena údržby aplikace, kterou dělá její výrobce a která zahrnuje opravy zjištěných chyb, přístup na helpdesk, pravidelné aktualizace aplikačního softwaru, případně dodávky nově uvolněných verzi aplikace. Pokud se hodnotí objektivně náklady na pořízení a provoz ERP systému klasickou formou je nutné do výpočtu zahrnout veškeré interní režijní náklady spojené s pořízením, správu a údržbu majetku nezbytného pro provoz ERP systému, dále náklady na personál v IT útvaru, náklady spojené s pravidelným doplňováním inovací tohoto majetku a podobně. Jak poznat nativní cloudovou aplikaci? Je důležité zjistit zda je zvažovaný ERP systém je vytvořen primárně pro provoz formou SaaS. Dalším poznávacím znamením je klientské prostředí. ERP systémy vyvinuté primárně pro cloud disponují takřka výhradně jen webovým klientským prostředím, a uživatel s nimi pracuje jako s každou jinou webovou aplikací v prostředí internetového prohlížeče. Pokud chce firma z nasazení cloudového ERP vytěžit maximum, měla by se zaměřit na produkty, které jejich výrobci vyvinuli primárně pro cloud. Jaké benefity může firma očekávat? Implementace je snadnější a má rychlejší průběh. Klientské prostředí vyvinuté webovými technologiemi pro internetový prohlížeč je standardizované a široce rozšířené. Systém v klientské prostředí funguje na běžných zařízeních jako je notebook, tablet nebo smartphone. ERP v cloudu automaticky pokryje jakékoli organizační a geografické struktury uživatelské společnosti. V případě cloudového ERP systému se také výrazně zjednodušuje aktualizace softwaru informačního systému.
Proč nechceme měnit informační systém?
IT Systems 10/2022, Příloha ERP Systémy 2/2022, str. 2-4, Tomáš Hrazdil
Jaké otázky je třeba si položit ohledně podnikového systému? Nešlo by něco dělat jednodušeji? Proč je ve firmě plno excelových tabulek, které stojí bokem od ERP? Proč existuje skrumáž několika nekomunikujících softwarů? Pracuje se ve firmě s jedněmi daty? Má firma povědomí o tom, co se děje ve výrobě? Případně u e-commerce, proč se musí zboží naskladňovat do informačního systému a pak ještě jednou do e-shopu? Jaká je vize firmy? Kam chce směřovat? Dokáže ji stávající informační systém v tomto podpořit? Proč ale firmy nechtějí měnit podnikový informační systém? K důvodům patří, že stávající systém stál hodně peněz, všichni jsou na něj ve firmě zvyklí, nikdo si neumí představit, že by jiný systém mohl fungovat lépe, není čas dělat změny a nebo na nový systém ERP nejsou peníze. Nejobvyklejší druhy nevyhovujících ERP, se kterými se lze setkat v ČR a na Slovensku jsou excel a k němu přilepené softwary, zastaralý informační systém, one man show, poddimenzovaný systém a předimenzovaný systém. Ale ve většině oborů jde vývoj dopředu a firmy musí reagovat na požadavky měnícího se prostředí. Toto vše se samozřejmě promítá i do požadavků na ERP jako je flexibilita, automatizace procesů, kvalita výstupů z ERP. Zvyšují se nároky na kvalitu a přesnost všech činností při snižující se kvalitě pracovníků na nejnižších pozicích. V případě neadekvátního informačního systému se byznys dělá špatně. V dnešní turbulentní době, kdy jsou aktuální výzvy v podobě nejistoty cen energií a surovin. Jsou tu také výzvy technologického rázu jako je přechod na Průmysl 4.0, automatizace procesů a požadavky na flexibilitu na všech úrovních. Toto se týká všech firem, obchodních, výrobních, servisních. Kdo nebude připraven, tak se mu může velmi snadno stát, že přestane růst a začne postupně stagnovat až přejde do útlumu.
Jaký zvolit ERP systém? Jedině takový, který generuje přínosy
IT Systems 10/2022, Příloha ERP Systémy 2/2022, str. 5, Tomáš Smutný
Již delší dobu trvá trend, kdy zákazník vyžaduje především praktickou odbornost subjektu, který systém zavádí. Dnes klienti spolu s implementací očekávají nejen pokrytí firemních procesů, ale také přidanou hodnotu ve formě informací, které posunou jejich byznys dál. Jedná se o postupný přechod implementátora z role dodavatele nástroje do role dodavatele řešení. Spolupráce s odborníkem s přesahem do oborové praxe výrazně ovlivňuje kvalitu i rozsah budoucích benefitů. Komplexnost systému předurčuje ke generování dlouhodobých přínosů pro podnik. Řešení, které dokáže pokrýt celou firmu, pak přináší kompaktní datovou základnu poskytující jedinou verzi pravdy a snadno dostupné údaje. Konkrétními benefity jsou podpora práce napříč celou společností a ucelený pohled na data, což výrazně šetří čas, eliminuje chybovost, a tím pádem i náklady. Co by ideální komplexní ERP mělo zajišťovat? ERP by mělo být natolik komplexní, aby rámec jeho možností překračoval aktuální potřeby dané firmy. Ruku v ruce s růstem pak zákazník přidává již existující funkcionality bez nutnosti vývoje dalších novinek, a tudíž čekání na zakázkové úpravy. Další atribut, který by měl ovlivnit výběr ERP, je jeho dosah. Ideálně by měl disponovat napojením na rozhraní API, veřejně dostupné registry a státní správu. Z hlediska akcentace přínosů je pro firmu nejlepší, když se z implementátora a dodavatele řešení stane zároveň poradce, který poskytuje firmě trvalou podporu.
Kdy začít vybírat nový ERP systém?
IT Systems 10/2022, Příloha ERP Systémy 2/2022, str. 7, Robert Fárek
Pět následujících situací upozorňuje na potřebu začít řešit implementaci nového ERP systému. První situací je nepodporovaný systém. Ne všichni výrobci softwaru ERP jsou schopni čelit vývoji jak z kapacitních, tak i z finančních důvodů. Upgrade na novou verzi není potom možný, protože žádná verze neexistuje a ani existovat nebude. Druhou situací je bezpečnost. Nebezpečí skrývá fakt, že systém funguje jako součást hardwarové a softwarové struktury společnosti. Hackeři často používají známé a objevené bezpečnostní díry operačního systému s cílem zašifrovat firemní data. Při provozování už nepodporovaných operačních systémů nejsou tyto kritické chyby opraveny. A totéž platí pro nepodporovanou verzi databázového serveru, samotné databáze i ostatní aplikace. Třetí situace je legislativa. Pokud firma bude mít nepodporovaný informační systém, ve většině případů nedostane aktuální verze obsahující nové legislativní náležitosti. Čtvrtou situací je zastaralý systém. Často nastává situace, kdy výrobce softwaru systém podporuje z pohledu legislativy a snaží se, aby splňoval aktuální bezpečnostní podmínky, ale to je vše. Systém dále nerozvíjí, nedoplňuje do něj funkce a nástroje reagující na aktuální trendy. Pátou situací je, že firma systém přerostla. Důležité je zachytit signál růstu včas. Po výběru systému, který trvá v řádech měsíců, pak i v řádech měsíců trvá implementace. Kdy začít vybírat nový ERP systém? Pokud se firma dostane do kterékoliv zmíněné situace výše.
Lze dodat komplexní ERP systém za pár měsíců?
IT Systems 10/2022, Příloha ERP Systémy 2/2022, str. 16-18, Martin Dudek
Základem potřebné změny je agilní přístup k implementaci ERP. I cloud dnes lze dodávat klasickým vodopádovým přístupem, který nepřináší potřebnou míru efektivity. Typická implementace zahrnuje dlouhé fáze návrhu, specifikací a projektování, ale nepřináší žádný měřitelný dopad. Hodnota pro akcionáře se pak den za dnem snižuje. Existuje několik hlavních důvodů, které agilní přístup může změnit. Prvním takovým důvodem je zbytečná neefektivita. Většina projektů ERP je realizována lineárním, sekvenčním vodopádovým přístupem, což zpožďuje realizaci hodnoty projektu. Další výzvou je nezkušenost. Organizace často nemají zkušenosti s řízením velkých IT projektů a programů s více dodavateli. Společnosti často očekávají agilní přístup dodávky, ale vybírají systémy typu on-premise bez obsahu, best practise anebo dodavatele bez zkušeností v segmentu podnikání. Agilní přístup má oproti tomu potenciál výrazně zefektivnit projekty ERP. Implementace řešení je v případě agilního přístupu dramaticky odlišná. Probíhá v několika paralelních vlnách, aby projekt rychle přinesl potřebnou návratnost. Často je výsledkem tzv. „minimal viable product“, tedy použitelný produkt s nejmenším možným a zároveň dostatečným množstvím funkcí ve standardizovaném procesu. Funkční realizační týmy si osvojí většinu typických scrumových postupů. Byznysové i IT end-to-end týmy o několika lidech tak z řad systémového integrátora dokončí návrh. Samotné nasazení a testování systému probíhá ve dvou až třítýdenních procesních sprintech, kdy se prochází best practises jednotlivých procesů a stanovují se odchylky od standardních procesů. Testování E2E a uživatelské akceptační testování (UAT) se provádí v pravidelných intervalech po dokončení procesů, na rozdíl od testování pouze jednou na konci nasazení, což vede k lepší kvalitě a průběžné automatizaci testů. Při implementaci přizpůsobené agilnímu přístupu jsou počáteční fáze ve srovnání s tradičním vodopádovým přístupem extrémně zrychlené a reálně plně odpadají blueprint a další analýzy. Agilní přístup přináší i výzvy pro implementátory, jelikož pro agilní přístup je potřeba zkušený tým v daném segmentu podnikání, jelikož už od začátku se procházejí business procesy. U implementace ERP se agilní nasazení ERP promítá do řady hmatatelných i nehmatatelných přínosů. Tím nejočividnějším jsou nižší náklady. Dodávky formou agilního přístupu jsou totiž často dodávány mnohem rychleji. Zároveň snižují náklady na budoucí rozvoj a upgrady díky dosažení vyšší míry standardizace dodávky a procesní čistoty. Agilní přístupy také zvyšují míru přijetí nového systému ve firmě. Předpoklad, že agilní metodiku nelze použít při implementaci ERP, je založen na několika mylných představách, které vycházejí z kaskádového přístupu dodávek. Mezi tyto mýty patří domnění, že implementace ERP je příliš velká a složitá a nelze ji rozdělit na části, které lze dodat a otestovat v krátkých sprintech. Dále také, že ERP je standardizovaný software, a proto agilní přístup není potřebný nebo použitelný. V neposledním případě někteří lidé nevěří, že řešení ERP lze koncovým uživatelům ukázat postupně, protože nebudou schopni vnímat žádnou hodnotu, dokud nebude plně naimplementováno a integrováno a bude obsahovat konkrétní data zákazníka, protože každá firma je unikátní.
Nečastější chyby při zavádění CRM
IT Systems 11/2022, Richard Sládek, str. 14-15
Mnohé firmy dnes samy dojdou k rozhodnutí, že potřebují CRM. Dospějí k tomu z různých důvodů, které ale někdy mohou být mylné, anebo nedostatečné, např. že ho má již i konkurence, že jim usnadní práci, že vyřeší nepořádek v datech apod. Může se ale ukázat, že firma místo CRM potřebuje něco jiného, jiný druh systému nebo dokonce jen změnit systém práce. Další chybou je nedostatečná vize a strategie, což je nejčastější chybou nejen v případě implementace CRM, ale vlastně při realizaci jakéhokoliv projektu. Podniky by před rozhodnutím o zavedení CRM systému nejprve měly řádně analyzovat své potřeby a definovat, čeho chtějí tímto procesem dosáhnout. Dalším problémem je, že ve firmách různá oddělení fungují po svém. Například jak marketingové, tak obchodní, či účetní, nebo výrobní mají definované své jednoznačné úkoly, ale navzájem spolu nespolupracují, každé používá jinou metodiku. Velkou úlohou v tomto případě hraje nutnost vymyslet, jak motivovat jednotlivé složky organizace spolupracovat, tak, aby CRM měl hodnotu pro všechny strany. Dalším problémem je kvalita dat v systému. Je špatné, pokud se vymyslí, k čemu by CRM mělo sloužit a teprve po jeho zavedení se přijde na to, že data, která do něj měla být ukládána najednou nelze získat. Nutností při implementaci je tak zajistit to, že data budou dostupná. Je nutné vědět odkud či jakým způsobem budou do systému nahrávána, i kdyby to v první fázi bylo řešeno pouze manuálně. Do toho vstupuje ještě další výzva a tou jsou chyby v datech. Pro řešení všech těchto problémů je mít dobrého integrátora, který má jak technické zkušenosti, tak ale umí identifikovat, čeho chce implementací CRM firma dosáhnout.
Automatizace CRM je nekonečný proces Technologie ušetří obchodníkům až hodinu práce denně
IT Systems 11/2022, Veronika Danielová, str. 16-17
Čím je CRM platforma komplexnější, tím přináší i větší potřebu automatizace napříč produkty. Na úrovni produktu probíhá automatizace primárně na základě zpětné vazby zákazníků, od vyhodnocení, prioritizace, naplánování roadmapy až po následné překlopení do vývoje produktu. Dobrým příkladem, jak vývojáři produkt na základě zpětné vazby zdokonalují, je automatizace chatbotů. Obchodník má možnost nadefinovat si různé scénáře, aby komunikace plynula bez něj. Případně může změnit konverzaci se strojem na povídání si online s dostupným kolegou na mobilu či stolním počítači. Jaký je rozdíl mezi obchodníky, potažmo firmami, které automatizují, a které nikoli? Jedním ze dvou hlavních faktorů je rozdělení času. Existují firmy, které používají nasdílený a skvěle vyladěný Excel a v něm si drží informace o stavu rozjednaných a potenciálních příležitostí. Avšak vyplnění většiny informací je stále manuální činnost, kterou je nutné udělat při každé změně stavu, nové informaci, novém e-mailu či hovoru. Bez automatizace se taková firma dostává do bodu, kdy budou obchodníci neustále uhánět své kolegy, ať někde doplní chybějící informace. Pokud se věci dělají ručně, vzniká prostor pro neaktuální, nesprávné nebo zcela chybějící údaje. Přitom jsou tato data naprosto klíčová, neboť s nimi pracuje celý tým nebo celá firma. Cílem je předejít situacím, kdy obchodník volá zákazníkovi, se kterým již mluvil jeho kolega, nebo se naopak ozvat zapomene. CRM platforma dnes umožňuje hladké napojení do e-mailu a sama pak přiloží každou zprávu vyměněnou se zákazníkem přímo k tomuto kontaktu. Obchodník tedy má vše jednom místě. Jeden centrální zdroj pravdy, jedna CRM platforma, pokryje nejen všechny jmenované potřeby, ale posune celý obchodní proces ještě dál nabídkou marketingových automatizací, reportingem nebo nástroji na gererování leadů. Co se týče leadů, CRM má nástroje na generování leadů, které umožňují oslovit nové kontakty, které navštívily webové stránky firmy. Dále databáze, které obsahují i dodatečné informace o lidech a na základě profilu „ideálního zákazníka“ dokážou navrhnout další relevantní kontakty. Ty si obchodník jednoduše přidá a může s nimi dále pracovat. K novým leadům pomůže také již zmiňovaný chatbot. Další užitečnou funkcí je automatizace workflow, což je nástroj, který v rámci CRM umožňuje obchodníkům nastavit e-mailovou komunikaci nebo třeba plánování aktivit. Jakmile je automatizace dobře napsána, zásadně se zlepšuje i zákaznická zkušenost. Pokud systém provede zákazníka celým procesem hladce, bez prodlev nebo zdlouhavého domlouvání, projeví se to na rychlosti uzavírání dealů takřka okamžitě. Moderní CRM systémy dnes nabízí desítky přednastavených šablon, které může obchodník rovnou začít používat, nebo si může definovat své vlastní automatizace dle svých potřeb.