Přinášíme vám pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů. Pro členy Asociace máme k dispozici podrobnější rozbor obsahu. Přihlášení zde.
Přesun ERP do cloudu? Hlavně pomalu a opatrně
CIO Business World 03/2021, Peter Sayer, příloha Ovládněte svá data, str. VIII
Jsou ERP systémy stvořeny pro cloud? Studie Cloud Security Alliance (CSA) odhalila, že přesun ERP do cloudu zabere víc času, než firmy zprvu předpokládají. K nejčastějším důvodům pro přesun ERP do cloudu patří škálovatelnost, nižší náklady na vlastnictví softwaru a praktičtější aktualizace a bezpečnostní záplaty. Nejvíce se podniky bojí přesunu citlivých informací. Proto firmy musí měnit architekturu systému, která pak umožňuje šifrování dat a využití migračních nástrojů. Problematická je i bezpečnost. Největším problémem není cloud sám o sobě, ale pravidla, nastavení a technologie, které podniky využívají. Podle CSA je 95% bezpečnostních selhání v cloudu chybou zákazníka. Jaké bezpečnostní opatření podniky využívají? Jedná se o správu přístupu skrze uživatelské jméno a heslo, dále firewall, aktivní vyhledávání zranitelností nebo IDS/IPS systémy. Co se týká doby trvání přenosu ERP do cloudu 90% IT ředitelů zažilo, že migrace neproběhla tak, jak byla naplánovaná, a to díky složitosti přenosu z on-premise do cloudového prostředí. Jen čtvrtině se podařilo dodržet stanovený deadline a průměrně migrace zabrala dvanáct měsíců. Firmy proto musejí plánovat dopředu a počítat s dopady zpožděného přesunu. Kam nejčastěji podniky přesunují svoje ERP? Jsou to známá jména poskytovatelů a to AWS, Azure, IBM, Oracle a SAP.
ERP: Výhody a nevýhody, rizika a přínosy
COMPUTERWORLD 05/2021, Vít Petrjanoš, str. 10-15
Povaha ERP systémů se mění, protože podniky přecházejí z on-premise řešení na cloudová. Také je běžný sběr, ukládání a analýza dat o zákaznících a mění se i samotné chování zákazníků. Tyto činnosti ovlivňují podnikové postupy. Pokud podnik uvažuje o ERP řešení, měl by nejdříve získat přehled o svých již zavedených softwarových a hardwarových systémech a zda ve firmě neexistuje stínové IT. Poté, co podnik zjistí, co je konkrétně potřeba napravit, může začít vybírat ERP systém. Současné ERP systémy mají širokou funkcionalitu, jsou pružné a jsou k dispozici kdykoli a kdekoli. Také jsou transparentní, efektivní a mají výborný reporting. Nevýhodou ERP je možná jak finanční, tak časová náročnost, a to že se implementace se nemusí zdařit. Co když je nutno proces implementace přerušit nebo ukončit? To může vést k dalším problémům jako je potencionální ztráta zaměstnanců, ke ztrátám v prodeji a podílu na trhu nebo k soudním sporům. Podniky nemohou v roce 2021 opomíjet digitální transformaci, která má tři základní funkce. Zlepšuje interakci se zákazníky, zlepšuje rozhodování a práci uvnitř společnosti a za třetí usnadňuje spolupráci s partnery tvořícími ekosystém společnosti. ERP tvoří páteř všech transakčních komponent napříč těmito třemi segmenty. Moderní ERP dokáže zajistit, že pokud se provede změna v jedné části systému, tak systém vyvolá adekvátní odezvu v jiné části (např. přijetí objednávky vyvolá požadavek na nákup a výrobu). Co se týče sběru a řízení dat, je potřeba aby se tyto procesy děly inteligentně a aby data tekla napříč všemi procesy. Podnikový systém lze provozovat také formou SaaS nebo v cloudu. Cloudové ERP je spravován a dodáván prostřednictvím vzdálených serverů. Podnik platí poskytovateli za funkčnost a konkrétní zdroje, které potřebuje. Je přístupné po internetu a poskytovatelé zajišťují veškerou údržbu a aktualizace hardwaru a softwaru. ERP dodávaný jako SaaS je typ cloudového softwaru, který se prodává jednotlivým uživatelům formou měsíčního předplatného a distribuuje se jako služba přes internet. SaaS ERP běží na serverech dodavatele a prodejce jej čtvrtletně aktualizuje. Jednu instanci softwaru sdílí více nájemců nebo je nájemce samostatný. Hlavní výhodou je jeho okamžitá použitelnost a prodejce spravuje aktualizace a údržbu. Při výběru ERP může hrát důležitou roli externí konzultant. Od něj se obvykle očekává že bude mít zkušenosti s ERP produkty, z jakých funkcí se produkty skládají. Zná také trh a má zkušenosti s formulací doporučení. Co by naopak měl podnik zvládnout sám? Měl by vybrat dodavatele podle firemní kultury. Stejně tak výběr týmu, interní složky firmy vědí, kdo je na co ve firmě dobrý. Také právní požadavky a přání manažera a sponzora ví samotný podnik nejlépe. Co která strana ve firmě (tzv. stakeholdři, investoři a klíčoví uživatelé) požaduje by měla zjistit analýza požadavků na ERP. Díky této analýze lze získat zajištění příznivého přijetí nového ERP, podporu byznysových složek firmy a to, že budou zahrnuty všechny klíčové požadavky. Vše dohromady směřuje strategie podniku, která definuje, na jaké oblasti se podnik zaměří.
Nejrozšířenější mýty o implementaci ERP systému
IT Systems 04/2021, Erik Odvářka, str. 14
Jaké mýty kolují okolo implementace ERP systému? Nejčastěji se u firem setkáváme s tím, že řeší finanční a časovou nákladnost implementace systému. Zde se nabízí možnost využití modulárního charakteru moderních ERP systémů a jejich implementace ve fázích. Obvykle se začíná s modulem pro řízení účetních, majetkových a reportingových aktivit, souvisejících s legislativními mandáty. Poté by měly následovat moduly řídicí plnění zakázek, což umožní realizovat klíčovou agendu v novém systému. Navazující procesy, jako je řízený sklad či řízení výroby včetně jejího kapacitního plánování, mohou následovat později. Takové rozprostření implementace ERP v čase snižuje zatížení organizace v daném okamžiku, redukuje dopad na cash flow podniku a umožní záhy těžit finanční i organizační benefity. Časová náročnost nasazení ERP by se měla vázat na fiskální kalendář. Ideální je si spolu s dodavatelem systému projít klíčové události v podniku. Zvládnutí inventury, přípravy účetní uzávěrky nebo hlášení DPH s podporou konzultantů dá klíčovým uživatelům potřebnou důvěru v nový systém. Mnoho firem se též nezaobírá specifikací požadavků na ERP, a tedy mohou následně tápat při jeho výběru. Zde je dobré si uvědomit, že může pomoci náhled externího poradce nezatíženého vazbami na dodavatele konkrétních systémů. A jak je to s nasazením ERP systému, ohrozí to chod podniku? Zde záleží hlavně na předchozí rozvaze a následném efektivním zpracování požadavků na ERP systém. Klíčové je zapojit tzv. super uživatele do specifikace požadavků. Je ERP užitečný pouze pro vedení firmy? Může se tak zdát, ovšem pokud ERP systém bude věrně zrcadlit podnikové procesy, budou z nasazení ERP profitovat především zaměstnanci. Jak tedy ERP nasadit? Prvním krokem by měla být analýza stavu a potřeb firmy. Na závěr této fáze je dobré zhodnotit finanční nákladnost a vyčíslit horizontu, kdy začne implementace ERP přinášet své benefity. Následovat by mělo sestavení cestovní mapy implementace ERP. Také by v této fázi již měla být připravena architektura řešení, Ruku v ruce s tím jde sepsání projektového záměru, ze kterého vyplyne zadávací dokumentace pro potenciálního dodavatele. Jakmile je vybrán dodavatel, je nutné detailně naplánovat jednotlivé aktivity.
Digitalizace výroby v roce 2021
IT Systems 05/2021, Vladimír Bartoš, příloha IT pro výrobní podniky 1/2021, str. 2-3
Mezi výrobními podniky jsou v digitalizaci velké rozdíly. Jeden integrovaný software (SW), který by pokryl všechny potřeby výrobního podniku neexistuje. Přesto se však musí firmy snažit minimalizovat počet SW, které budou vedle sebe provozovat. Jádrem je vždy podnikový ERP systém. Musí pokrýt všechny klíčové procesy od prodeje s EDI komunikací se zákazníky, přes nákup, výrobu, plánování až po ekonomiku a měl by být spojnicí i pro všechny specializované systémy. Je tedy velmi důležité, aby šlo o otevřený ERP systém, který je schopen pro integraci využít více technologií. Pak se dokáže přizpůsobit okolním SW, které mohou být ve schopnostech komunikace omezenější. Dodavatel ERP systému musí mít specialisty, kteří umějí a chtějí ERP systém propojovat s dalšími softwarem. Které softwary se nejčastěji řeší ve výrobních podnicích? Jedná se nejprve o roboty a manipulátory. Ty jsou z hlediska integrace s podnikovým systémem obvykle nejméně náročné, často je vůbec není potřeba napojovat. Pracují autonomně, snímají své okolí a provádějí předdefinované úkony. Dále se jedná o řídící software strojů. příležitostí. K tomu, aby začaly správně pracovat, potřebují vědět, co mají vyrábět, kolik toho mají vyrobit, jaký program mají použít apod. Všechny tyto informace obsahuje ERP systém ve výrobních příkazech. A ERP naopak potřebuje zpětnou informaci o tom, jak výroba probíhala. Dá se dobře použít jak v automotive, tak v lisovně, nebo ve skladu. A jak je to se specializovanými softwary? Sem patří APS plánování. To také spolupracuje s ERP systémem, kdy od něj přebírá optimalizované výrobní příkazy včetně kusovníků, postupů, strojů a jejich kapacitních kalendářů, nákupních objednávek a zakázek, případně sekundárních omezení a dalších údajů dle specifik výroby. Teprve pak je APS schopen rozvrhovat a kvalita rozvrhování je závislá na kvalitě rozvrhovacích metod. Dalším specifikem je vytěžování faktur a dokumentů. Je potřeba mít kvalitní skenovací a vytěžovací SW, který dokáže nejen převést grafiku na znaky s minimální chybovostí, ale dokáže i vzniklý text rozebrat do strukturovaných informací. Je tedy důležité mít firemní informační strategii směřující k úspěšné digitalizaci firemních procesů.
ERP pro různé typy výroby?
IT Systems 05/2021, Zdeněk Špelina, příloha IT pro výrobní podniky 1/2021, str. 6-7
Každý druh výroby má specifické požadavky. Například farmaceutická (zdravotnická) výroba má specifické testovací procesy vyžadující laboratorní informační systém, který prakticky představuje jakousi výrobu ve výrobě. Nebo v plastikářském průmyslu není samotná výroba plastových výlisků nijak složitá, ale zahrnuje tvorbu vstřikovacích forem, což je relativně náročné a znamená to mít poměrně kvalitní nástrojárnu. V automobilovém a leteckém průmyslu jsou vysoké požadavky na řízení kvality a na svolávání produktů na servis. Stavebnictví je zase představitelem projektové výroby, kterou lze obecně charakterizovat jako komplexní aktivitu s určitou sousledností a s definovanými náklady, jejíž výstupy jsou často ovlivněny zpožděním. V praxi se rozlišují čtyři typy výroby. Make-to-stock, což je model výroby na sklad založený na plánování kapacit dle dlouhodobých předpovědí odbytu produktů. Make-to-order je model zakázkové výroby, při kterém je plánování kapacit založeno na objednávkách zákazníka. Assemble-to-order je montáž na zakázku, využívá se zejména v případech, kdy zákazník vyžaduje produkty rychle a konfigurovatelné jen do určité míry a výrobce je schopen z předvyrobených komponent sestavit finální produkt. Engineer-to-order je model vývoje na zakázku, který je specifický zejména pro strojírenské podniky. V ČR převládá odvětví automotive. Proto řada firem nemá jen jeden druh výroby. I strojírenské firmy mají smíšenou výrobu. Pokrýt různé druhy výroby IS není jednoduché. Před každým projektem je důležité znát množinu dostupných informačních systémů s požadovanou funkčností vhodnou pro daný typ výroby. A za druhé mít k dispozici tým konzultantů se zkušeností a znalostí problematiky daného odvětví. Pokud systém všechny potřebné funkčnosti nemá, pak je třeba integrovat externí systém třetí strany. Integrace je obecně jedním ze tří nejdůležitějších trendů při nasazování IT systémů ve výrobních prostředích. Těmi dalšími je tlak na kvalitnější plánování, kdy se ukazuje že mnohé dnešní APS systémy již nedostačují. A nakonec také tlak na e-commerce funkcionality jejichž součástí jsou například konfigurátory umožňující automatizovat zpracování zákaznické poptávky třeba až na úroveň kusovníku.
Proč (ne)myslet na integraci firemních systémů už při výběru CRM
IT Systems 06/2021, Marek Mikeš, příloha Small Business Solutions 2021, str. 6-7
Jaká jsou reálná očekávání od CRM systému, co by měl umět sám a kdy je naopak rozumnější volbou integrace specializovaných produktů? Řízení vztahů se zákazníky je komplexní proces a přesně takové by mělo být i jeho softwarové řešení. Při výběru vhodného CRM systému by se každý decision maker měl vždy myslet především na uživatele, kteří jej budou používat. Teprve na základě preferencí uživatelů lze zodpovědně sestavit seznam must-have a nice-to-have požadavků na výběr nového systému. Pro menší firmy s nižším rozpočtem je výhodnější volbou komplexní CRM, které splní maximální množství must-have požadavků, nejen z toho důvodu, že uživatelé nemusí neustále přepínat mezi firemními systémy, ale jednoduše kvůli ušetřeným nákladům. CRM systémy ale nemohou zastat funkci všech systémů, a některé integrace se vyplatí podstoupit. Pro dotažení poptávek a projektů do úspěšného konce je udržování pořádku v komunikaci s klienty důležité. Nedorozumění dvou kolegů, kteří si nevyměnili důležité informace, mohou napáchat značné škody. Proto patří propojení CRM s e-mailovými klienty k nejvyhledávanějším integracím. Další velice často poptávanou integrací je propojení CRM systému s účetním softwarem. Díky oboustranné synchronizaci faktur, objednávek či skladových karet mají navíc obchodníci vždy přehled o fakturacích a stavu úhrad, stavu zásob zboží a aktuální ceníky. softwaru. Neustálý přístup k aktuálním datům také umožňuje snadnou tvorbu nabídek v CRM. CRM systémy jsou také dobrým pomocníkem pro správu obchodu už ve svém základním nastavení. Integrace CRM s webovými formuláři, chatboxem nebo e-mailovým klientem umožňují automatické vytvoření nové obchodní příležitosti v CRM pokaždé, když přijde nová zpráva od potenciálního zákazníka. Při rozhodování o výběru CRM systému hraje významnou roli rozpočet. Pro menší firmy je proto vhodnější i z hlediska rozpočtu komplexní CRM.
Jak efektivně spravovat dokumenty
Reseller Magazine 4/2021, Michaela Benešovská, str. 14-15
Každý den podniky vytvářejí a spravují velké množství obchodních dokumentů a zaměstnanci tráví hodiny vyhledáváním a shromažďováním dokumentů samotných, nebo informací v dokumentech obsažených. Proces předkládání, hodnocení a schvalování dokumentů zabere mnohem víc času, než by měl. Také díky těmto špatně nastaveným procesům se snižuje produktivita firmy. Jak postupovat při spravování dokumentů? Je dobré si předem stanovit normy pro dokumenty, které znají všichni zaměstnanci firmy. Také je dobré si určit vůbec samotný postup, jak dokument vytvořit a jaká budou pravidla pro pojmenování dokumentů. Pro maximální efektivitu je dobré používat jednu stejnou cloudovou platformu, využívanou opět všemi zaměstnanci. Je nutné se zamyslet i nad správou příloh v e-mailu. Z příloh se stal nástroj spolupráce, který ale není chtěný. Pokud je soubor přiložený v e-mailu sdílen vícekrát, vede to k nespočtu verzí stejného souboru. Těžko se poté dohledává nejnovější verze dokumentu. Jeden z prostředků, který se dá využít jsou vnořené složky, které tvoří přirozenou hierarchii a umožňují systematickou strukturu informací. Dokumenty lze seřadit i podle jejich formátu. Také je důležité nezapomenout mazat nepoužité dokumenty. Dobrým pomocníkem se pro tyto činnosti může stát software pro správu dokumentů. Systémy DMS (systémy pro správu dokumentů) zachycuje, ukládá a načítá papírové i elektronické dokumenty. Také je díky němu možno najít dokumenty i ze vzdáleného přístupu. Při účinném řízení mohou pomoci obstarat oblast bezpečnosti, omezit plýtvání zdroji a zvýšit firemní tržní hodnotu.
Chyby, které děláme při správě dokumentů
Reseller Magazine 4/2021, Michaela Benešovská, str. 16
Které chyby jsou v oblasti správy dokumentů nejčastější? Jedná se o osm chyb. První chybou je nesprávné indexování a organizace dokumentů. Pokud neexistuje organizovaný systém pro správu a uchovávání fyzických dokumentů, pak klesá efektivita podniku. Rychlost získání přístupu k požadovaným informacím je v dnešní době zásadní pro boj s konkurencí. Druhou chybou je in-house správa záznamů. Jedná se o nejméně účinný způsob spravování dokumentů. Je to drahý způsob, který postrádá také zabezpečení dokumentů před krádeží nebo špionáží. Třetí chybou je žádný plán uchovávání. Společnost by měla mít dokumenty řazené jak podle obchodních a právních předpisů, tak podle důležitosti, aby bylo možné rozeznat, který dokument je potřeba uchovat a který skartovat. Tento plán by měl být konzistentní na všech odděleních společnosti, aby nedošlo ke konfliktu nebo nedodání. Čtvrtou chybou je absence digitalizace papírových dokumentů. Dokumenty by měly být digitalizovány a zabezpečeny šifrováním vhodným pro obor, ve kterém se společnost pohybuje. Je potřeba myslet i na to, že může přijít přírodní katastrofa, která papírové dokumenty zničí. Digitální zálohy mohou být vždy obnoveny. Pátou chybou je ignorace profesionálních firem pro správu záznamů. Firma pro správu záznamů používá nejmodernější postupy zabezpečení úložiště dokumentů a udržuje krok se všemi nejnovějšími standardy a právními předpisy, aby mohly společnosti fungovat bez problémů. Šestou chybou je žádné nebo nesprávné skartování dokumentů. Nelze podceňovat riziko krádeže nebo úniku informací z firemních dokumentů, a proto je nutné vědět, jak pořádně dokumenty skartovat. Sedmou chybou je nesoulad se současnými zákony a nařízeními. Neuchovávání důvěrných záznamů podle předpisů může mít za následek časově a finančně náročné soudní spory a poškození dobré pověsti obchodní značky. Osmou chybou je mít vlastní skladovací jednotky pro ukládání dokumentů. Je to méně bezpečné řešení, řešením může být outsourcování servisu správy záznamů mimo pracoviště.
Jak nám pomáhá umělá inteligence při správě dokumentů
Reseller Magazine 5/2021, Jan Hanáček, str. 20-21
Proč jsou systémy DMS efektivní v práci s e-dokumenty? Je to díky umělé inteligenci. Význam učících se sítí je ve správě dokumentů zcela zásadní. Velké množství běžných funkcí je AI spravováno a používáno již v dnešní době. Umělá inteligence ulehčuje firmě práci s dokumenty každý den, ať už funguje na on-premise systému nebo v cloudovém řešení. Je to vidět už od prvotních operací s dokumentem. Ve většině firem se s dokumentem pracuje obdobně. Vše začíná naskenováním fyzické kopie, a tedy jejím převedením do elektronické podoby. V tu chvíli vznikne datový soubor, který je ale jen rastrový obrázek, optická kopie dokumentu. Z toho důvodu jsou DMS vybaveny funkcí OCR (optical character recognition), nebo-li optickým rozpoznáváním znaků. Tato funkce je běžně používaná i v chytrých telefonech. Co se týče rozpoznání ručně psaných poznámek a podpisů, dříve bylo jejich rozpoznání systémy nemožné. Díky zapojení učících se sítí, které jsou schopné analyzovat miliony psaných textů, se tyto programy rychle naučily rozeznat písmo moderního člověka. A tato technologie se neustále zlepšuje. Když systém převede dokument do elektronické podoby a může vyhledávat v jeho obsahu, je možné potřebný materiál vyhledat díky fulltextovému vyhledávání. Toto vyhledávání ale není vhodné při opravdu velkém množství dokumentů. V tom případě může pomoct opět učící se algoritmus. Uživatel při ukládání dokumentu určí klíčová slova a tagy. ta potom umělá inteligence u podobného typu dokumentů přiřadí k jejich obsahu a tím vytvoří vlastní komplexní databázi. AI si umí vytvořit i pravidla, spojená s určitými klíčovými slovy a proces přiřazení automatizuje. Systém pak sám při skenování navrhne klíčová slova. DMS se učí i tím, jak uživatel reaguje ve fulltextovém vyhledávání. Dokumenty automaticky uspořádané podle data, klíčových slov, zdrojů a typů vytvářejí pomyslnou provázanou síť, myšlenkovou mapu. Díky myšlenkové mapě AI chápe kontext některých frází a jak tyto fráze souvisejí s dalšími klíčovými pojmy a daty. Je třeba schopna zjistit lhůtu vypršení platnosti u smluv a podobně. DMS také zajistí zacházení s dokumenty v souladu s platnou legislativou. AI v DMS je schopná citlivé údaje v dokumentech uložit na bezpečnější místo. Také sleduje změny v dokumentech a podávat pravidelné hlášení. Chytré DMS také výrazně snižují redundanci dat. Další vývoj DMS se v současnosti zaměřuje na maximalizaci možností integrace DMS a jejich efektivnější prediktivní analytické schopnosti.