Přinášíme vám pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů. Pro členy Asociace máme k dispozici podrobnější rozbor obsahu. Přihlášení zde.
Podniková správa obsahu rozšiřuje pole působnosti
CIO Business World 01/2020, Vít Petrjanoš, str. 23-25
I v dnešní době firmy svádějí boj s papírováním a správou dokumentů. I proto se trh pro podnikovou správu obsahu ECM a DMS stále rozvíjí a reaguje na poptávku zákaznických organizací. DMS/ECM už v dnešní době neslouží jen pro správu dokumentů, ale také jako prostředek pro podporu nových obchodních modelů a získání nových zákazníků. Firmy objevují užitečné funkce jako je archivace nebo splnění legislativních požadavků (GDPR). Také se otvírají nové možnosti díky klasifikaci dokumentace pomocí metadat nebo možnost definovat si vlastní workflow, kdy si klient může snadno nadefinovat procesy podle vlastních pravidel. Zavádění těchto systémů ale stále není bez problémů, protože v některých firmách zákazníci neví přesně na co vlastně nový systém pro podnikovou správu obsahu využijí. I proto je důležité, aby zákazníci dbali na rady konzultantů, kteří mají zkušenosti z minulých projektů. Primárně jde u zavádění DMS/ECM systémů o zefektivnění procesů, které posléze vede ke zlevnění, například díky ušetřenému množství vytištěného papíru. Článek obsahuje seznam dodavatelů DMS/ECM systémů.
Slack vs. Teams: Co je lepší pro vaše podnikání?
COMPUTERWORLD 03/2020, James A. Martin, str. 19-24
Používat software pro spolupráci na bázi chatu je ve firemním prostředí už dnes nutností. Dvě kvalitní platformy pro spolupráci jsou Slack a Microsoft Teams. Obě tyto platformy jsou neustále vylepšovány novými funkcemi. Tyto aplikace jsou porovnány v 6 oblastech. První oblastí je rozhraní a použitelnost. Obě aplikace mají snadno použitelná rozhraní, ve kterých je centrem pozornosti zasílání zpráv. Slack má trochu volnější chaotičtější podobu. Slack nabízí více možností přizpůsobení. Navigační prvky jsou u obou na postranních panelech na levé straně. Navigace Teams je více zaměřena na týmy, Slack klade větší důraz na kanály nebo-li pracovní oblasti, které uživatelé vytvářejí kolem projektů. Nápověda je v Teams v dolní části. Dá se kliknout i na webovou stránku Microsoftu pro registraci do bezplatného živého školení Teams. Slack má chatbota, který vám odpoví na to co potřebujete. Obě platformy nabízejí velké možnosti vyhledávání. Komunikace prostřednictvím zpráv je hlavní pro obě aplikace a je v obou aplikacích velmi dobře zpracovaná. Oznámení se v Teams dají spravovat, ve Slacku tolik možností není. Druhou oblastí je Integrace. Obě aplikace spoléhají na integrace s dalšími aplikacemi. Teams je nejlepší v integraci s Office 365. Slack je řešení pro platformu G Suite. Slack nabízí mnohem více integrací aplikací třetích stran. Obě aplikace umožňují zákazníkům vytvořit si vlastní aplikace. Třetí oblast shrnuje Další významné rozdíly těchto aplikací. Slack má funkci sdílených kanálů, která umožňuje snadné propojení pracovních prostorů ve firmě s pracovním prostorem Slacku u externích partnerů. Slack lze i široce škálovat. Teams oproti tomu nabízí schopnosti navržené pro pracovníky první linie, kteří se starají o služby a úkolově orientované činnosti. Teams také nabízí integrovanou funkci Wiki pro poznámky, což je přínosné při sdílení znalostí se členy týmu. Čtvrtou oblastí jsou mobilní aplikace. Obě platformy replikují desktopovou zkušenost dobře, vizuální podoba desktopového klienta u Slacku je dobrá. U obou není nutné se učit nové způsoby práce. Pátou oblastí je podniková správa. Co se týče bezpečnosti, dodržování předpisů a podnikové správy je toto špičkově zajištěno u Teams, díky dlouholetým zkušenostem Microsoftu. I Slack pokrývá mnoho očekávaných základů zabezpečení a dodržování předpisů. Obě platformy šifrují data při přenosu a při uložení a podporují možnost určit region pro uložení dat. Slack má také funkci EKM, nástroj který umožňuje firmám používat vlastní klíče pro šifrování zpráv a souborů. Šestou oblastí jsou Plány předplatného a ceny. Obě aplikace nabízejí bezplatnou úroveň plánu. Teams nabízí poměrně bohatou řadu funkcí jako je neomezený počet zpráv a vyhledávání. Bezplatný plán Slacku je více restriktivní. Placené plány nabízejí neomezené množství zpráv a integrací, sdílení obrazovky, přístup pro hosty, sdílené kanály, pokročilé vyhledávání a řadu funkcí pro zabezpečení. S ohledem na ceny má Teams významnou výhodu. Pokud již ve firmě je Office 365 a tím pádem i k dispozici Teams, není nutné si pořizovat Slack. Pokud ale firma využívá G Suite, cenová výhoda Teams mizí. Pokud se ve firmě používá Office 365 je Teams skvělou volbou. Pokud firma nechce být závislá na jednom dodavateli nebo používá G Suite, bude pro ni vhodnou volbou Slack.
Výběr vhodného systému ERP
COMPUTERWORLD 03/2020, Hannah Williams, str. 28-29
V současné době je na trhu mnoho dodavatelů ERP. Jak vybrat ten nejhodnější ERP systém pro svoji firmu? ERP do jedné platformy integruje řadu aplikací, které lze využít v celé firmě. Patří sem i software pro řízení výkonnosti, který slouží k plánování, tvorbě rozpočtu a odhadu celkových finančních výsledků organizace. Co tedy vzít v úvahu? ERP by mělo zapadnout do firemní nosné infrastruktury včetně IT. Zavedení ERP se pak může vnímat jako začátek cesty k digitální transformaci a je to také příležitost k přijetí moderního způsobu fungování celé organizace. Je nutné si předem určit jaké výhody má ERP přinést a to i do budoucna. Pro změnu systému ve firmě je dobré udělat si přehledový plán, kde budou nastavené dlouhodobé cíle. Uvážení přínosu nového softwaru a technologií pomůže určit, čeho může nový systém dosáhnout. Do procesu výběru ERP je také dobré zapojit odborníky, kteří znají systémy ERP a migrace softwaru. Proces zavádění zahrnuje velký rozsah rozhodování o firemní strategii, který je v kompetenci vedení. Proto je dobré ustanovit projektového manažera jako zdroj informací pro dodavatele, ale také pro firmu jako takovou. Jak posoudit dodavatele ERP? Jedním z kritérií může být kompabilita systému s cloudovým prostředím. Nekompabilita s cloudovým prostředím může ERP systém diskvalifikovat, protože trendem je z důvodu snižování celkových nákladů na vlastnictví ERP migrování systémů do cloudu. Další oblastí vhodnou k uvážení je dostupnost. V cloudovém ERP do něj budou zaměstnanci přistupovat přes Wi-Fi a mobilní data odkudkoli. Samozřejmě žádný systém nedokáže kompletně uspokojit požadavky všech organizací. Nakonec je také potřeba zvážit rozpočet, například pro celkový proces zavedení, ve kterém je potřeba promyslet dlouhodobý přínos a efektivitu nákladů.
5 způsobů, jak včas poznat, že je čas na změnu ERP systému
IT Systems 3/2020, příloha ERP SYSTÉMY 1/2020, str. 4
Životnost podnikového informačního systému je individuální. Jak poznat kdy je čas na jeho výměnu nebo reimplementaci? Prvním indikátorem je stav, kdy ve firmě se objevují výroky že něco nejde protože. Například proto, že chybí data, modul a podobně. Podnikový informační systém by se měl rozvíjet společně s firmou. K tomu slouží správa releasů a agilní vývoj. Pokud toto firma nedělá nebo standardní procesy rozvoje ERP nejsou schopny pojmout kompletní podporu pro inovace, možná bude potřeba udělat analýzu všech procesů ve firmě. Druhým indikátorem je kupení paralelních tabulek v Excelu a pomocných systémech. Paralelní nestandardní cesty nejsou vhodným řešením pro firmu. Třetím indikátorem je to, že manažerům chybí k rozhodování klíčová data. Pokud ve firmě neustále ve věci rozhodování chybí podklady a data, možná to značí nutnost změny systému. Čtvrtým indikátorem je to že tržby začínají stagnovat. Každá firma se vyvíjí v cyklech, kdy se pravidelně střídá nejprve pozvolný a pak raketový růst s postupnou stagnací až poklesem tržeb. Právě v takovém období pak firma zvažuje zda provede změnu systému nebo ho reimplementuje. Pátým indikátorem je to, že firma přestává inovovat. Ve firmě je potřeba se podívat na současný stav podnikového informačního systému pokud firma přestává inovovat. Zastavení nebo zpomalení inovací může ukazovat na stagnaci tržeb. Současný ERP nedokáže podporovat inovace a proto je nutné ho upravit nebo vyměnit.
Už máte svůj ERP systém v cloudu? A proč ne?
IT Systems 3/2020, příloha ERP SYSTÉMY 1/2020, Petra Batók, str. 8-9
České firmy nyní objevují ERP cloudová řešení. Mnoho z nich se, částečně ze zvyku a částečně z obavy o zabezpečení firemních dat, brání migraci do cloudu. Přitom celkové náklady na spravování ERP systému v cloudu jsou mnohem nižší než u fyzického zařízení, které je spravováno ve firmě. Spolehlivé zabezpečení dat v cloudu je v dnešní době již dobře zajištěno. Rychlost implementace je další plus u ERP systému v cloudu. Možnost prakticky neomezeného přístupu pracovníků implementačního týmu do úložiště je také výhodou. To že je systém flexibilní a neustále ho lze rozšiřovat jak do počtu uživatelů tak množství funkcí pomáhá mnohým firmám u jeho výběru. Další výhodou je údržba ERP systému. Dodavatel udržuje v cloudu systém funkční a na nejnovější verzi. Jedná se zejména o model SaaS (Software as a Service), kdy klient software nekupuje a neinstaluje na vlastní zařízení, ale licence si pouze pronajímá a systém provozuje dodavatel cloudu. Přináší to nižší náklady a tento model je pružný a méně zavazující. Existují ale i jiné možnosti a je možné modely různě kombinovat. Kdy se vyplatí řešení on-premise? Pokud máte ve firmě specialistu, který se dobře stará o servery a umí i spravovat software, potom není třeba dělat unáhlená rozhodnutí ohledně změny systému.
Proč inovovat ERP systém?
IT Systems 3/2020, příloha ERP SYSTÉMY 1/2020, Ing. Kateřina Huráková, str. 11
Firmy do svých provozů pořizují podnikové informační systémy z různých důvodů. V některých je problémem dosažený limit excelových tabulek a jejich nepřehlednost. Jiné firmy nechtějí čekat na limity svépomocných nástrojů a pro systém se rozhodnou s předstihem s představou co všechno by systém měl umět. Pak také existují firmy, které implementují ERP proto, že to po nich vyžaduje zákazník nebo úřad. Pokud už si firma nějaký ERP pořídí, čeká že jí vydrží beze změn a investic několik let. Během let se ale vyvíjejí požadavky zákazníků i uživatelů systému a institucí komunikujících s firmou. Pokud nedochází k aktualizacím systému, může se stát, že zaměstnanci si začnou vytvářet podpůrné vedlejší postupy pro ERP, které potom vedou ke zdvojování práce a nechuti zaměstnanců pracovat s podnikovým informačním systémem. Proto je dobré dbát na pravidelné, například měsíční aktualizace systému. To vede i k finančním úsporám. Při delších intervalech aktualizací je potřeba větší skok v upgradu mezi aktuální a novou verzí, což může vést ke zdržení individuálních úprav. Co když má firma systém, který dlouho neaktualizovala a nyní se chystá pořídit si nový ERP? V tomto případě se vystavuje riziku obrovské investice s velice nejistým výsledkem. Je to díky zatím neznámým zkušenostem dodavatele s firemním provozem, ale také neochotě zaměstnanců učit se nový systém a také časová náročnost nového systému. Je potřeba tedy zauvažovat, zda by nebyla přínosnější aktualizace stávajícího ERP systému. Kdy ale není inovace podnikového informačního systému správnou cestou? Je to tak v případě nedůsledného dodavatele ve firmě stávajícího ERP. Pak už je jediným možným řešením pořízení nového ERP systému.
Integrace nástrojů a cílení na základě dat patří mezi hlavní aktuální trendy v oblasti CRM řešení
IT Systems 3/2020, Tomáš Řehoř, str. 41
Jaké jsou aktuální trendy v CRM systémech? Firmám už dnes nestačí jen nástroje, které nejsou nijak propojené. Proto se v dnešní době integrují. Vznikají i firmy, které se specializují na propojení řešení do jednoho celku. Kvality těchto integrací se liší stejně jako jejich hloubka. Obecně platí, že čím je firma větší, tím větší má nároky na hloubku integrací. Vedle toho se vývojáři CRM snaží přidávat funkcionality i interně. Řadu z nich klienti nevyužijí, v případě potřeby se ale dají okamžitě použít. Sem patří například chatboti a jejich využití. Co se týče propojování nástrojů a procesů uvnitř firem, pak hlavní roli hrají data. Čím více dat je k dispozici, tím více může firma poznat své zákazníky a díky tomu je lépe oslovit. Kvalitní CRM systém vyhodnotí sám charakteristiky zákazníka a nabídne správné řešení. S větší integrací souvisí i spravování leadů (získaných kontaktů na klienta). Je důležité mít všechny leady na jednom místě pohromadě. Potom je důležité je rozdělit na inboud a outboud leady, tedy na ty, které již v databázi máme a ty které v ní nejsou. Tyto leady se získávají z různých webových formulářů, microsites, chatbotů, nebo z firemní databáze. Z těchto dat se dají sestavit marketingové persony. Firma pak nemusí tyto kontakty vyhledávat na internetu. Nejjednodušší zdroj nových obchodních příležitostí bývá ve stávající firemní databázi kontaktů a často se opomíjí. Zákazníci, kteří si třeba delší dobu nic nekoupili už možná mají jiné potřeby a je dobré zjistit jaké. Tato databáze by se tedy měla stále aktualizovat. V práci s leady může obchodníkům pomoci také strojové učení.
Trendy moderních manažerů aneb jak řídit firmu
businessworld.cz, 17.01.2020, Iva Mottlová
Základem pro řízení firmy je schopnost strategicky myslet a mít nástroje i dovednosti pro implementaci strategických rozhodnutí. Takovým nástrojem, který pomůže tohoto cíle dosáhnout je ERP, podnikový informační systém. ERP usnadňuje řízení procesů ve firmách tak, že manažer už nemusí nosit v hlavě, co kde je rozdělané a kdo má co dokdy schválit. Systém řeší vše automaticky a přehled nad děním ve firmě lze získat jediným pohledem do příslušné tabulky nebo dashboardu. Moderní management je také postavený na tvrdých datech. ERP systémy nabízejí kombinaci nezbytných IT nástrojů a technologických řešení, která maximálně usnadňují bezchybný sběr takřka libovolných dat. Na data je potřeba mít k dispozici také různé náhledy. Mít možnost s nimi pracovat nejen v rovině operativního řízení, ale také strategického přemýšlení. K tomu nejlépe slouží business intelligence nástroje. Renomované české ERP systémy pokrývají potřeby velkých, středních i malých firem, přičemž nabízejí i vestavěné cloudové nástroje pro business intelligence. Pokud tedy vybíráte ERP systém, hledejte takový, který tyto nástroje nabízí za jednu cenu všem uživatelům systému.
Doporučení pro výběr a implementaci systému ERP. Čemu se vyhnout, co neopomenout?
ictrevue.ihned.cz, 18.03.2020
Odborníci ze světa českého ERP přináší typy pro výběr a implementaci ERP systému ve firmě. Klíčová je podle nich příprava. Dobře popsané potřeby, a zároveň ponechání detailní řešení na dodavatelích a jejich zkušenostech je jedním z rozumných kroků. Je také dobré předem si ujasnit skutečné motivy, proč je potřeba systém změnit. Ty je dobré si zapsat a vracet se k nim po každé schůzce s potenciálním dodavatelem. To znamená především definovat současné i budoucí potřeby podniku, revidovat a navrhnout změny procesů, rozhodnout o strategii implementace a samozřejmě důsledně komunikovat s lidmi uvnitř vlastní firmy. Vhodné je mít přehled jak o výrobcích systémů, tak o jejich lokálních dodavatelích včetně referencí, zkušeností i kapacit a podle toho vybírat. Je také dobré zkoumat schopnosti potenciálních dodavatelů a vlastnosti nabízených ERP systémů. Firma by měla také klást pozornost na svůj interní projektový tým. Pokud je interní tým sestavený z klíčových uživatelů správně motivovaný, má kompetence a znalosti a zejména dostatek dedikovaných časových kapacit, pak se extrémně zvyšuje úspěšnost projektu zavedení ERP systému. Je proto potřeba definovat tým a jeho vedoucího, který má zodpovědnost, ale také důvěru vedení a dokáže celý projekt dotáhnout do konce. Tým by měl spolupracovat již na výběru systému, stanovit priority a kritéria výběru.
ERP: Nekončící příběh řízení podnikových zdrojů
ictrevue.ihned.cz, 18.03.2020, Lukáš Kříž
V dnešní době většina společností chápe ERP jako nástroj, který pomůže lépe řídit firmu, standardizovat a optimalizovat procesy a vytvořit základnu pro digitální transformaci. Proto svou snahu v rámci výběru směřují zejména k tomu, aby zvolili vhodný nástroj, tedy takový ERP systém, jaký je zaměřen na oblast podnikání zákazníka a v rámci standardních funkčností pokryje všechny klíčové procesy. Jak ale do ERP systémů zapadá digitální transformace? Bez ohledu na angažovanost organizací v tématu digitální transformace zůstává stále spíše aktuální potřeba efektivního řízení podnikových zdrojů. Ne vždy ji stávající systém ERP dokáže úspěšně naplňovat. Při implementaci ERP obvykle bývá v praxi podceněna problematika řízení změn. Nový systém klade vyšší nároky na zaškolení zaměstnanců a současně jeho uvedení do provozu doprovází silnější odpor. Pokud organizace zvládne odřídit potřebné změny, dočká se všestranně lepších výsledků implementace. Nejde pouze o případné překročení rozpočtu nebo termínu projektu, ale také o vnímání nového informačního systému uživateli. Mnoho organizací ještě stále nahrazuje informační systém, jejž po dlouhou řadu let využívaly, upravovaly, přizpůsobovaly a nezřídka i samy vytvořily. V současném rychle se měnícím konkurenčním prostředí už podobný přístup k řízení podnikových zdrojů neobstojí. Obvykle v jeho neprospěch hovoří kombinace času, nákladů a kapacit. Jaká jsou kritéria pro výběr ERP? Ve výběru nového systému ERP hraje důležitou roli existence dlouhodobé digitální strategie podniku. Ta samozřejmě musí podporovat současné i budoucí cíle organizace. Nový systém by měl mít dlouhodobou perspektivu. To znamená, že nový systém by měl už dnes disponovat nástroji podporujícími digitální transformaci a jeho výrobce musí mít záměr a být dostatečně silný ve vývoji dlouhodobě pokračovat. Neměla by chybět ani snaha organizace o zlepšení vlastních procesů. Pro výběr ERP je důležitá i kvalita ERP systému, uživatelský komfort a stabilita budoucího dodavatele a kvalita jeho referencí. Nakonec je třeba dbát na specifické požadavky české legislativy.
Technologické trendy ERP: Všestranný mix inovací
ictrevue.ihned.cz, 27.03.2020, David Zajíc
K nejvýznamnějším technologickým trendům podle oborových analytiků v současnosti patří cloud computing, aplikace umělé inteligence, podpora mobilních zařízení, pokročilá analytika, zpracování dat v reálném čase a integrace internetu věcí. Funkčně se jejich záběr rozšiřuje více do světa podnikových financí, digitálního marketingu nebo snadno přizpůsobitelných řešení ERP. Co se týče AI v ERP, relevantní funkcionality se objevují nejčastěji v podobě volitelných doplňků či modulů. Nejčastěji se zaměřují na pokročilé analytické funkce a na specifické datové úlohy. Systémy, do nichž výrobce integroval inteligentní technologie, bývají označovány zkratkou iERP. Větší pozornost se i v segmentu ERP dostává zpracování a využití nestrukturovaných dat. Právě v něm prvky umělé inteligence mohou významně zaasistovat. Podílejí se také na sestavování workflow, redukci chybovosti nebo na zkracování času pro získání informací. Od systémů iERP uživatelé nezřídka očekávají, že jim pomohou v řízení interních procesů, případně v jejich dynamické reorganizaci. Cílem těchto snah je samozřejmě zvyšování produktivity a efektivity podniku. Za samozřejmost je dnes v ERP také považována mobilita. Ovšem to neznamená, že by systémy běžně nabízely uživateli kompletní mobilní zkušenost. Dalším rozvíjejícím trendem je cloud computing. Díky cloudovým službám si systémy ERP mohou dovolit i menší podniky. Obvyklé modulární pojetí navíc umožňuje, aby využívaly a platily jen za ty funkcionality, které skutečně potřebují. Řešení ERP jako služba, tj. ve formě SaaS, dnes dominují trhu. Oproti modelu on-premise nabízejí funkční flexibilitu, nákladovou škálovatelnost a kontinuální aktualizace či průběžné inovace. Cloudové řešení ale nemá jen své příznivce. Podle studie ERP Trends 2019 společnosti Accenture preferuje jeho veřejnou formu 51 procent vedoucích manažerů podnikových IT útvarů. 35 procent dnes z různých důvodů využívá model on-premise a desetina hybridní kombinaci. Právě poslední uvedená možnost může a bude podle analytiků zvyšovat své zastoupení. Kombinuje silné stránky obou přístupů a minimalizuje ty slabé. Posledním trendem je internet věcí. Kombinace internetu věcí a systémů ERP otevírá podnikům zcela nové možnosti. V podstatě bez jakékoli lidské intervence mohou získat v reálném čase přístup k velmi přesným detailním i souhrnným informacím o nejrůznějších událostech nebo parametrech. Ke slovu se zde samozřejmě dostává problematika velkých dat a jejich analýz. Benefitem se stává zdokonalená zákaznická zkušenost a průběžné nebo rychlé inovace produktů a služeb. Podle oborových analytiků se rok 2020 stane přelomovým pro nasazení kombinace IoT a ERP do praktického provozu.
I fungující ERP systém vyžaduje pravidelnou nezávislou kontrolu
itbiz.cz, 05.03.2020
To, že ERP systém funguje, má svého administrátora a nasazují se zde bezpečnostní aktualizace, ještě neznamená, že takový systém pracuje ideálně. Důvodem je to, že i když byl ERP systém implementován s dostatečnou odborností, během každého roku došlo ke změnám. Aktualizace se obvykle týkají jak ERP systému, tak i jiných řešení. V době implementace ERP systému mají firmy často navíc spíše minimální požadavky a chtějí vyřešit nějaké aktuální problémy, to, co neumělo dosavadní řešení. Po dvou letech provozu se už vyplatí vyhlížet dále a zkusit, zda by implementace nemohla být pojata ambiciózněji a zda ERP neumožňuje i něco dalšího. Navíc se oproti implementaci mohlo i nějak proměnit podnikání firmy, přitom systém nějak funguje i v nových podmínkách, ale nemusí to být ideální. Stačí, aby se určité procesy začaly provádět ve větším měřítku, a už to lze v systému nastavit lépe. Někdy je v nových podmínkách vhodné systém překonfigurovat jako celek, a zvýšit tak například výkon nebo dostupnost. Dalším důvodem ke kontrole může být to, že se během užívání systému mohly objevit chyby, respektive se začaly používat ne zrovna osvědčené postupy, které se stihly stát normou. U zvážení toho kdo kontrolu provede se stojí zamyslet nad tím, zda nezkusit sestavit pro účely optimalizace ERP interní tým. Otázkou je, zda firma vůbec má lidi s dostatečnými odbornými znalostmi. Bylo by to samozřejmě levnější, nicméně opět je asi vhodnější zkusit získat nový pohled. Přizvání nového partnera přináší také určité problémy, delší dobu může trvat, než se zorientuje v tom, jak funguje příslušná firma a je zde otázka budování důvěry. Vhodným řešením je proto zvolit firmu, s niž se již nějak spolupracuje, ovšem nepodílela se na původní implementaci.