Přinášíme vám pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů. Pro členy Asociace máme k dispozici podrobnější rozbor obsahu. Přihlášení zde.
Samoobslužné analýzy v reálném čase
CIO Business World 05/2021, Ľuboslav Lacko, příloha ERP Od infrastruktury k IT službám, str. VIII-X
Dnešní rychle se měnící trh, potřeby zákazníků a konkurence jsou faktory, které vyžadují okamžité rozhodování. Takové rozhodování lze založit na základě analýzy. BI (business intelligence) je množina konceptů a metodik, které zlepšují rozhodovací proces za použití metrik nebo systémů založených na metrikách. Účelem procesu je konvertovat velké objemy dat na poznatky, které jsou potřebné pro koncové uživatele při jejich rozhodování. Toto řešení bylo zpočátku doménou velkých firem, ať už kvůli složitosti nebo ceně. Výběr algoritmů pro řešení typických okruhů úloh není jednoduchý a ani ne jednoznačný. Management by si měl stanovit požadavky, kterých chce dosáhnout. Na základě těchto požadavků by mělo IT oddělení vytvořit analytické modely. Do popředí nyní vystupuje koncept tzv. samoobslužné BI, kdy si manažeři a analytici sami v intuitivním návrhovém prostředí vytvářejí analytické modely, a díky tomu nemusí být odkázáni na databázového specialistu. Kvůli ceně se často používají analytické nástroje integrované do databázových serverů nebo kancelářských balíků ERP. Výsledky analýz se v současné době zobrazují přehledně v grafické nebo geografické podobě i na smartphonech a tabletech. Personalizace v kontextu BI znamená především generování personalizovaných výsledných analýz a reportů, které obsahují všechny informace, které zaměstnanec, obchodník nebo manažer potřebuje ve formátu, který dotyčný preferuje. Analytické systémy mají na základě konfigurace vytvořené profily zaměstnanců a manažerů, kterým reportují. Důležité je definování rolí vzhledem k analytickým nástrojům, nejen kvůli personalizaci, ale také kvůli informační bezpečnosti. BI uživatelské profily většinou zahrnují profil exekutivy, který má jednoduché a intuitivní uživatelské rozhraní, přehlednou byznys grafiku a modelování a simulace. Dalším typem uživatelského profilu jsou běžní uživatelé. Tento profil nabízí reporty s agregovanými údaji z různých zdrojů. Také je používám profil pro pokročilé uživatele. Tento profil má pokročilé analytické nástroje na multidimenzionální on-line analytické zpracování (OLAP). Samoobslužné analytické nástroje samy o sobě nestačí. Velkou roli hraje i kvalifikace zaměstnanců. BI je i velkou výzvou pro vývojáře aplikací, aby poskytli manažerům intuitivní uživatelské rozhraní pro tvorbu modelů. Budoucnost pak vyhlíží tzv. zlidštěnou analytiku.
Modernizace ERP nebývá snadný úkol
CIO Business World 05/2021, Vít Petrjanoš, příloha ERP Od infrastruktury k IT službám, str. XVI-XXIII
Čtyři odborníci z firem, které se zabývají tvorbou a dodáním ERP systémů odpovídají na pět otázek ohledně modernizace ERP v českých firmách. S jakými překážkami se v současnosti organizace nejvíce potýkají při implementaci ERP systému? Největším problémem je stanovení priorit potřeb z pohledu firmy. Také často bývá problémem nedostatek zkušeností a informací o tom, jak projekt implementace zorganizovat. Také ve firmách chybí alokovaná dostatečná kapacita klíčových uživatelů implementovaného ERP systému. Jaké nejzávažnější problémy mohou nastat při přechodu na cloudový ERP systém? A jak je může podnik řešit? Podle odborníků žádné větší problémy nevznikají, pověřené firmy se o převod pro klienta postarají samy. Samozřejmě po převodu jde vždy o porozumění cloudu jakožto produktu některého z dodavatelů a služeb s ním souvisejících. Jaké postupy lze doporučit pro migraci dat do cloudového ERP? Vždy je třeba zvážit možnosti nároky provozu dostupných platforem v rámci zvoleného cloudového řešení. Je dobré tento proces využít jako revizi nastavení firemních procesů, díky tomu se procesy aktualizují a zmodernizují. Modernizace ERP systému nemusí být jednoduchým úkolem. Jak při něm mají firmy postupovat, aby se vyhnuly zklamání a dospěly k žádoucímu cíli? Zásadní je nastavit realistické cíle, vědět že modernizace je postupný proces s jasně definovanými kroky. Také je nutné zhodnotit stav interního systému, určit silné a slabé stránky. Maximální součinnost s dodavatelem systému je také nutná. Jaké atributy a vlastnosti by měl mít současný moderní ERP systém? Klíčovými vlastnostmi je flexibilita a snadná integrace. Podstatná je také perspektivnost ERP řešení a zda je dodavatel schopný zajistit dlouhodobý rozvoj a podporu.
Hlavní trendy v ERP, které byste neměli opomenout
COMPUTERWORLD 10/2021, Neal Weinberg, str. 20-21
Jakých sedm hlavních trendů v ERP systémech se rýsuje po zkušenostech, které svět získal za trvání pandemie? Prvním trendem je růst migrace do cloudu. Přístup řešící vše jen s využitím vlastní infrastruktury už nestačí. Dodavatelé ERP plně přijali výhody cloudových platforem a vedou k tomu i své zákazníky. Přesun zastaralých aplikací do cloudu není ale řešení. Pro plné využití výhod cloudu je potřeba přeprogramovat kód aplikací a přetvořit firemní procesy. Druhým trendem je to, že AI se stává realitou. AI a strojové učení se přesouvají z hypotetické roviny do sféry reálných případů využití, jako je například detekce podvodů ve finančních službách nebo detekce anomálií v obchodních smlouvách s cílem omezit nákladné chyby. AI se také používá k odhadům případných výpadků a dodávek v dodavatelském řetězci. Třetím trendem je to, že mobilita se stává nezbytností. Firmy v současné době potřebují zpřístupnit základní data ERP i ze vzdáleného přístupu svým zaměstnancům, a proto je vývoj mobilních aplikací důležitý. Čtvrtým trendem jsou obchody s aplikacemi ERP pro firmy. Hlavní dodavatelé ERP vytvořili obchody s aplikacemi, které umožňují zákazníkům rychle a snadno stáhnout a zavést periferní aplikace a doplňky k jejich základním modulům ERP. Pátým trendem je příchod integrace PaaS. Hranice mezi ERP a CRM nejsou ostré. Většina společností dnes nabízí kombinaci obojího. A proto jsou nyní vytvářeny integrační systémy, které integrují data a aplikace z hybridního prostředí s cílem odstranit bariéry a zvýšit produktivitu. Podnikovou integraci iPaaS nabízí například SAP nebo Oracle. Šestým trendem je low-code, no-code. Dodavatelé ERP standardizují své nabídky, aby v systémech ERP nebyly nutné významné úpravy. Dochází také k vydávání verzí pro specifické obory. Stále ale existují práce, které je nutné udělat v rámci úprav a zde se uplatňuje low-code, no-code. Díky tomu mohou netechnicky založení vedoucí firem rychle optimalizovat aplikace ERP. LCAP (Low-Code Application Platform) nabízí například Salesforce, Microsoft nebo Zoho. Sedmým trendem je to, že zákaznická zkušenost (CX) je zásadní. K zajištění inteligentní interakce se zákazníky se objevují funkce chatbota nebo hlasového asistenta. Kromě toho ERP zajišťuje vícekanálové možnosti interakcí se zákazníky z libovolného zařízení. Zaměstnanci zase mají k dispozici pokročilá rozhraní. Do budoucna lze očekávat široké zavádění cloudu, AI a mobilních technologií v celé sféře ERP.
Implementace ERP systému
IT Systems 10/2021, Příloha ERP Systémy 2/2021, str. 2-3
Jaké interní a externí faktory ovlivňují proces implementace ERP z celkového organizačního hlediska? Základem, kterým je potřeba začít, je úvodní posouzení celkové připravenosti firmy na zavedení ERP systému. Tento proces předpokládá aktivní a pravidelné zapojení vrcholového managementu firmy do projektu, vyžaduje seriózní metodické školení, adaptaci personálu na práci v systému a vede k řadě důležitých změn týkajících se nejen jednotlivých podnikových procesů, ale i firmy jako celku. Je nutné objektivně posoudit firemní možnosti oproti přáním. Toto posouzení a jednotnost lidí, kteří ho učiní, výrazně ovlivní celý průběh projektu. Klíčovým úkolem dodavatele je v tomto okamžiku vytvořit u zákazníka realistické očekávání, upřímně a poctivě ukázat všechna možná zákoutí a rizika implementace, ale také nástroje k jejich překonání. Další faktor, který ovlivní úspěšnost implementace je jednota vrcholového managementu ve vizi strategie rozvoje společnosti jako celku. Následující faktor je vysoká odborná úroveň externího poradenského týmu (dodavatele), který se podílí na realizaci projektu implementace, Nesmí chybět ani podrobný plán nebo harmonogram projektu implementace, nelze opomenout také aktivní zapojení vrcholového managementu na straně zadavatele ve všech fázích projektu ERP. Poté je nutné důsledné dodržování metodiky projektu, kam patří průběžné pořizování projektové dokumentace. Díky tomu všemu zadavatel po spuštění systému nedostane ERP „černou skříňku“, u které není jasné, jak vše funguje, ale hotovou strukturu se znalostní bází, která umožní úspěšnou údržbu a rozvoj systému v budoucnu. Je také nezbytná způsobilost klíčových uživatelů na straně zadavatele, kteří mají úplnou znalost jim svěřeného procesu a strategických cílů jeho rozvoje. Je také potřeba pravidelně informovat všechny zaměstnance zadavatele o cílech, termínech a aktuálním stavu projektu. A nakonec je potřeba odmítnout paralelního účtování v několika systémech (starých i nových). Rok 2020 ukázal, že společnosti, které investovaly do ERP s předstihem, byly lépe vybaveny pro zvládnutí rychle se měnícího tržního prostředí než jejich technologicky méně vyspělí konkurenti. Je tedy dobré zavedení ERP systému ve firmě zvážit.
Prozkoumejte výhody a nevýhody systémů ERP
IT Systems 10/2021, Caleb Finch, Vladimir Bartoš, Příloha ERP Systémy 2/2021, str. 5-6
Jaké hlavní výhody poskytují ERP systémy? První výhodou je vyšší efektivita. ERP společnostem umožňují automatizovat manuální a rutinní funkce. Vyšší efektivita vede k lepšímu předvídání poptávky, omezuje vznik úzkých míst ve výrobě, zkracuje dodací lhůty a nabízí větší transparentnost a flexibilitu v dodavatelském řetězci. Další výhodou je lepší spolupráce. Systémy ERP propojují jednotlivé týmy a zlepšují tak komunikaci i zapojení zaměstnanců. Díky systému ERP má každý schválený zaměstnanec na vyžádání přístup k provozním datům, aby mohl lépe pochopit všechny dílčí součásti firmy a vlastní roli. Lepší propojení jednotlivých oddělení a aktualizace informací o projektech v reálném čase usnadňují průběh práce a šetří náklady. Firma je také lépe schopná spolupracovat s externími firmami, jako jsou klíčoví obchodní partneři, což dále napomáhá plnění obchodních cílů. Třetí výhodou jsou data v reálném čase a pokročilé vykazování. ERP slouží jako výkonné datové centrum. Systém ERP umožňuje sbírat, ukládat a analyzovat data z celého provozu na jednom místě, takže je k dispozici jednotný zdroj přesných informací, který umožňuje strategičtější plánování. Díky centralizovaným datům může firma přistupovat k informacím v reálném čase a vytvářet užitečnější výkazy. Čtvrtou výhodou je pomoc při dodržování standardů. ERP jsou navržené tak, aby pomáhaly sledovat změny v průmyslových standardech a předpisech. Díky tomu mohou firmy držet krok s právními požadavky, směrnicemi a specifikacemi. Pátou výhodou je dostupnost v cloudu. Šestou výhodou je lepší zákaznický servis. Díky centralizaci mohou k datům o zákaznících různá oddělení firmy snadno přistupovat a spolupracovat na řešení zákaznických potřeb. Poslední výhodou je flexibilita a s ní spojená modularita. A jaké jsou nevýhody ERP systémů? První nevýhodou jsou počáteční náklady. Ty je nutné zvážit především u on premise. Další nevýhodou je školení. Aby bylo možné ze systému ERP dostat maximum, je nezbytné řádné školení. Toto školení by mělo pokrývat všechny funkce systému ERP a být realizováno s ohledem na obchodní procesy. Třetí nevýhodou je podpora ze strany zaměstnanců. Provádění změn ve firmě vždy zabere hodně času a vyžaduje neustálou komunikaci se všemi zapojenými aktéry. Čtvrtou nevýhodou je přizpůsobitelnost. Vždy platí, že pro úspěch ERP je zcela zásadní upravit ho pro konkrétní obchodní potřeby a postupy.
Jak jsme na tom s ERP systémy v České republice?
IT Systems 10/2021, Vladimir Bartoš, Příloha ERP Systémy 2/2021, str. 6-7
V ČR se potýkáme se dvěma hlavními nedostatky, které brání firmám naplno využít výhody ERP systému. Prvním nedostatkem je to, že firmy mají ERP systémy s nedostatečnou funkcionalitou a špatně integrovanými podnikovými procesy. Druhým nedostatkem je to, že firmy mají špatně implementované ERP systémy. Například se stává, že firma používá různé nesourodé aplikace, díky kterým je nucena konat bezpočet meetingů pro každou aplikaci zvlášť. To pak vede k vysokým nákladům, které musí firma vynaložit a ke zpomalování obchodního procesu a také k velké ztrátě času, který by se mohl využít jinde. Dále se také stává, že firma si pořídí nákladný ERP systém, ale výsledky se nedostaví. Po detailní analýze se ukáže, že základním problémem je nefunkční plánování, například výroby nebo nákupu. Je tedy důležité při implementaci nového ERP systému se soustředit už při jeho výběru i na kvalitu konzultantů, kteří jej budou implementovat. Úspěch totiž nezávisí na hezkých obrazovkách systému, ale na tom, zda výrobní podnik ve finále získá funkce, které budou efektivně podporovat jeho podnikání a IT partnera, který mu bude schopen dlouhodobě pomáhat v rozvoji.
Při integraci podnikových aplikací je klíčová flexibilita, ale firmy přitom často zapomínají na kvalitu dat
IT Systems 10/2021, Jakub Plas, Příloha ERP Systémy 2/2021, str. 10-11
Dnešní trh nabízí širokou paletu programů a služeb, často zaměřených jen na velmi úzkou výseč trhu či specifickou problematiku. Není proto neobvyklé v jediné firmě pracovat s odlišnými nástroji pro nejrůznější oblasti byznysu, jako je supply chain management, HR, CRM, účetnictví, finanční vykazování a mnohé další. Zatímco ale jednotlivé služby dokážou poskytnout velmi detailní vhled do svých specifických dat, může být mnohdy oříšek tyto informace vzájemně propojit a analyzovat v jednotné formě. Tento trend bohužel často znemožňuje efektivní nasazení nástrojů BI a datové analytiky, protože je stále těžší dostat všechna potřebná data na jedno místo. V takovém případě má firma pouze dvě možnosti. Data může zpracovávat ručně, což krom obrovské časové náročnosti přináší také zvýšené riziko chybovosti, anebo využije kvalitní ERP systém, kvalitně integrovaný s dalšími aplikacemi ve firmě. Když přijde na proces datové integrace ETL (Extract, Transform, Load), zaujímá ERP unikátní postavení. Díky své schopnosti propojit nejrůznější nástroje má totiž potenciál být jak datový zdroj, tak i destinace. Zdánlivě nejjednodušším způsobem datové integrace je Point-to-Point. Ten staví na individuálním připojení každého jednoho softwaru v datové infrastruktuře ke všem ostatním. Tato metoda umožňuje sdílení dat napříč ekosystémem, je však použitelná pouze při velmi malém počtu nástrojů, obvykle v nižších jednotkách. Druhou možností je on-premise softwarové řešení Enterprise Service Bus (ESB), které poskytuje framework nezbytný ke sdílení dat mezi aplikacemi. ESB pracuje na principu „překládání“ dat mezi jednotlivými softwary pro on-site integraci a nachází uplatnění v případech, kdy dvě aplikace nenabízí vzájemnou nativní integraci. Tato metoda je ideální pro škálování on-premise integrací. Velké oblibě se těší metoda iPaaS (Integration Platform as a Service), tedy Integrační platforma jako služba. Jde o cloudový a často no-code přístup k ERP integraci, díky čemuž jej mohou snadno používat i pracovníci se základními technickými znalostmi. Metoda iPaaS si získala obrovskou oblibu mezi moderními firmami a startupy. Ať už firma k integraci ERP systému zvolí jakoukoliv platformu, je nutné kromě možností, jak propojovat data také dbát na schopnost chránit jejich kvalitu. Kvalitní integrační platforma by totiž také měla proaktivně monitorovat datové toky, aby dokázala odhalit a opravit případné anomálie už v místě jejich vzniku.
CRM pomáhá obchodníkům lépe komunikovat i sdílet klíčové dokumenty a zlepšuje tak zákaznickou zkušenost (CX)
IT Systems 10/2021, Michal Smetana, str. 36-37
Úkolem CRM systému je nabídnout obchodníkovi digitální podporu, udržovat přehled o veškerých aktivitách a pokud možno automatizovat rutinní procesy. Jak si nastavit zákaznickou podporu? Znakem dobře nastavené podpory je to, že zákazník najde drtivou většinu informací sám na webu firmy. Naopak telefonicky by se měla podpora věnovat především velkým zákazníkům, nebo složitějším problémům. Potřeby menších zákazníků lze navíc většinou vyřídit automatizovaně, například prostřednictvím chatbotu a případně mít možnost přepojit se na operátora chatu. Rolí chatbota je tedy provést zákazníka webem a přiblížit mu produkty, ceník nebo služby a správně ho nasměrovat. Obchodníkovi to ušetří prvotní fázi oslovování, může jednoduše na aktivity potenciálního zákazníka navázat a rovnou se bavit o jeho konkrétních potřebách. CRM může poskytovat obchodníkům detailní přehled o návštěvnících webu. Systém nejen že zjistí, z jakých stránek se návštěvník proklikl, ale rovněž automaticky identifikuje, z jaké je firmy. Cesta k perfektní zákaznické zkušenosti začíná již před samotným oslovením zákazníka. Úkolem CRM je připravit co nejrelevantnější leady, aby obchodník prioritně oslovoval ty, u kterých má největší šanci na úspěch. Pomocí analytiky si navíc může výběr zúžit, třeba podle specializace dané firmy. Analytika v CRM by měla sledovat ještě výkon obchodníků v týmu. E-mail je stále ve firemní komunikaci standardem. Pokud potenciální zákazník nezjistí o produktu vše, co potřebuje, zhruba do dvou minut, půjde zase o dům dál. A právě v tu chvíli musí obchodník zareagovat a poslat dotyčnému e-mail v návaznosti na jeho aktivitu na webu. V současné době se prvotní kontakt přesunul na internet a obchodníci tak začali více komunikovat přes e-mail, nebo telefonicky. Moderní CRM tak musí růst jak s růstem firmy, tak být v souladu s požadavky zákazníků. U CRM nástrojů je jedním z hlavních trendů maximalizace generování leadů. Je dobré CRM systém vyzkoušet předem. U softwarových produktů platí, že kromě vyladěného UX a UI ušetří spoustu času a problémů kvalitní tutorial. CRM by ideálně mělo pokrýt celý proces, od automatického sdílení katalogu produktů, prodejních dokumentů, elektronického podpisu (bez nutnosti stahování externího softwaru) až po upozornění, zda zákazník smlouvu podepsal. Zákaznická zkušenost závisí v dnešní době především na tom, jak rychle provede obchodník zákazníka celým procesem a poskytne mu veškeré informace a podporu. Kvalitní CRM poskytne obchodníkovi vnější pohled na jeho aktivity, pomůže mu včas oslovovat správné lidi, udržovat komunikaci s potenciálními zákazníky a udržovat si přehled o veškerých aktivitách.