Rešerše: ERP/CRM/DMS (3Q 2020)

Přinášíme vám pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů. Pro členy Asociace máme k dispozici podrobnější rozbor obsahu. Přihlášení zde.


Výzvy univerzální správy obsahu

CIO Business World 04/2020, Lukáš Kříž, str. 56-57

Objem digitálního obsahu, který je vytvářen podniky se stále zvyšuje. Narůstá jak digitální komunikace, tak také počet jejích účastníků. Nejedná se jen o zaměstnance, ale také externí agentury a globální spolupracovníky. Jak tedy nastavit správu digitálního obsahu v podniku? Jednou možností je univerzální integrovaná správa obsahu. K jejím výhodám patří zvýšená kvalita komunikace a zvýšení její frekvence. Také dochází ke zlepšení vnímání značky a vede k loajalitě zákazníků. K jejím dalším benefitům patří snížení externích a interních nákladů jakou jsou náklady na externí agentury, technologie nebo i vlastní zaměstnance. Univerzální správa také osvobozuje pracovníky od rutinních činností a umožňuje aby se věnovali důležitějším činnostem. Integrace se projevuje také v efektivním propojení marketingových nástrojů a řešení pro správu obsahu. A co univerzální obsahový hub? Některé společnosti mají vysokou fragmentaci správy obsahu, většinou používají celou řadu služeb, sdílí síťové disky nebo ukládají informace na individuální pracovní stanice. To lze aplikovat pouze u malých firem. V neřízeném prostředí dochází ke kumulaci stejných činností, které ale poskytují rozdílné výstupy. Řešením pro takové situace je zřízení obsahového hubu, který slouží jako jediný zdroj správných informací. Platí v něm jasná pravidla a postupy. V ideální situaci úzce spolupracuje se všemi na obsah zaměřenými systémy ve společnosti. Systémy pro správu obsahu (CMS) jsou hojně rozšířené, zvláště díky rozvoji obsahového marketingu. Dalšími technologiemi zaměřenými na obsah jsou DAM (Digital Asset Management) a PIM (Product Information Management). CMS nedokáže vyhovět všem firemním požadavkům, technologie a podnikání se neustále mění. Proto je dobré preferovat CMS, které lze integrovat s dalšími systémy. Nejčastěji se CMS integrují s CRM systémy, digitální analytikou a automatizací marketingu. Moderní technologie ovlivňují i podnikovou správu obsahu, kdy většina firem preferuje cloudový model před on-premise. Organizační zajištění univerzální správy obsahu může pracovat jak s globálně centralizovaným tak lokálně autonomním přístupem. Důležité je definovat pravidla a odpovědnosti pro jeho řízení. Provoz a přínos celého systému by měl být měřitelný a neměl by bránit spolupráci uvnitř organizace. Centralizovaný a řízený přístup vyžaduje integraci všech zapojených technologických řešení. Je vhodné zvolit takový systém CMS, který dokáže v rámci otevřených standardů spolupracovat s různými platformami.


ERP: Implementace, upgrade a integrace

COMPUTERWORLD 6-7/2020, Vít Petrjanoš, str. 16-23

Povaha systémů ERP se mění, protože podniky přecházejí z on-premise na cloud computing a shromažďují, ukládají a analyzují údaje z téměř všech aspektů své činnosti. Díky tomu se mění i lidské a ekonomické investice potřebné k podpoře těchto změn. Co se týče úspěšné implementace ERP, je nejdříve nutné sestavit akceschopný projektový tým. Před jeho výběrem by si měl CIO nebo vedoucí IT oddělení udělat obrázek o fungování podniku a o schopnostech lidí, které má k dispozici. Měl by posoudit zda jsou schopní spolupracovat, řídit diskuzi, vyjednávat a odhadovat rizika. Dalším krokem je výběr klíčových členů týmu, jako je architekt celého řešení a vlastníků jednotlivých podnikových procesů. Tito členové týmu by měli být schopní definovat požadavky na jednotlivé funkce systému, asistovat při jeho návrhu a testování, při správě změn a celkově řešit vše co je okolo implementace nutné. Tým je pak obvykle doplněn o výkonného vedoucího, projektové manažery, technické architekty a obchodní a technické analytiky. Nezbytné je získat podporu ostatních firemních oddělení. Tým by měl být akceschopný, co nejmenší a měl by pokrýt všechny implementované oblasti. Implementační firemní tým by měl být motivovaný pro práci na projektu a také na jeho dokončení. Na druhé straně je nutné vybrat správného implementačního partnera. Úspěšnost implementačního partnera se dá demonstrovat na proběhlých referenčních realizacích projektů u fungujících firem.Takový dodavatel by měl být schopen pružně reagovat na legislativní změny, nové technologie a individuální požadavky klientů a také umět komunikovat a plnit dohody. Dodavatel by měl mít i zkušený tým, který bude mít schopného projektového manažera a tým konzultantů vhodně uspořádaný podle potřebných kompetencí. Práce na ERP ale nekončí jeho implementací. Co všechno obnáší upgrade ERP systému? Jak u velkých tak u malých dodavatelů se upgrade neobejde bez pečlivého plánování. Je dobré přistupovat k zásadním upgradům jako k nasazení nového systému do nové společnosti. Důvodem je to, že podnik sám o sobě prošel rozvojem a inovacemi. I při upgradu je dobré vyčlenit si čas na analýzu a zjistit aktuální potřeby podniku. Dobré je aktualizovat a rozvíjet ERP průběžně. Dodavatel zpravidla udělá krátkou studii zaměřenou na zjištění aktuální situace v podnikových procesech a navrhne postup. A jak se ERP integruje? Společnosti používají stále více samostatných systémů, uživatelé zároveň požadují lepší technologické zkušenosti. Mnoho podniků přechází na cloudová řešení, ve kterých chce integrovat různé aplikace. Již při výběru aplikace je třeba zohlednit možnou kompatibilitu a existujícího ERP řešení. Výhodu mají podniky, jejichž ERP disponuje robustní sadou API nebo vývojářskými prostředky. Další možností je investovat do integračních platforem poskytovaných jako služba iPaaS. Protože společnosti stále častěji přecházejí na cloudové ERP, je nutné v organizaci sestavit zcela jiný tým podpory ERP. Měl by umět vyvážit potřeby uživatelů, procesů a technologií. Jsou zde proto brokeři cloudových služeb, kteří průběžně spravují vztahy s dodavateli IT řešení. Dalším trendem v ERP je přechod od řízení založeného na projektech k modulárnějšímu řízení.


Systém pro správu dokumentů vám pomůže s dokumenty efektivně pracovat, sdílet je mezi aplikacemi, uživateli a partnery

IT Systems 7-8/2020, Mgr. Lenka Kamenická, str. 14-15

Správa dokumentů ve firmě může výrazně ovlivnit efektivitu a chod firmy. Dokumentem je myšlen nejen klasický papírový dokument, ale také dokument v elektronické podobě bez ohledu na jeho formát. Dokumentem je i e-mail, zvukový nebo video záznam. Patří sem i technické výkresy a další. V okamžiku kdy se stejnými dokumenty pracuje více lidí, je nutné u takových dokumentů sledovat jejich historii vzniku a jejich upravené verze. Proto, aby nedocházelo k opakovanému vytvoření stejného dokumentu slouží systém DMS. Ten umožňuje efektivně spravovat a sdílet dokumenty a informace. Je to možné díky implementaci bezpečného centralizovaného úložiště. Nad tímto úložištěm běží aplikace DMS, která uživatelům nabízí širokou funkcionalitu a zároveň řídí přístup k dokumentům podle autorizačního konceptu. Pro efektivní práci uživatelů je dobré připravit integrované pracovní prostředí. Toho lze dosáhnout například tím, že do aplikací, se kterými uživatelé denně pracují bude zaintegrováno DMS. Díky tomu nemusí uživatel vystupovat z aplikace. Při komunikaci s dalšími subjekty a partnery se mohou při odesílání e-mailu připojit dokumenty z DMS. Došlé dokumenty systém automaticky do DMS uloží. Lze tak vytvořit koncept bezpapírové kanceláře. Jaké jsou hlavní činnosti, které lze v DMS vykonávat? První z nich je metadaty řízené umístění dokumentu. Uživatel si může vybrat typ dokumentu, případně je možné definovat unikátní množinu atributů. Druhou činností je správa verzí dokumentu a sledování historie. Některé dokumenty se neverzují, jiné ano. U takových je určena hlavní verze. Systém uchová každou revizi dokumentu. Nepotřebné revize jsou automaticky mazány. Třetí činností je rychlé hledání. Dokumenty je možné vyhledat jak na základě metadat, tak názvu, čísla dokumentu, štítku, poznámky nebo jiných kritérií. Čtvrtou činností je flexibilita a automatizace v umístění dokumentů. DMS má jak pohledové tak i adresářové struktury nad dokumenty. Pohledových struktur může být libovolné množství a dokument lze najít nejen tam kde byl vložen, ale také v různých pohledových strukturách. Další činností je uživatelský komfort a práce s dokumenty. Zobrazení si mohou uživatelé přizpůsobit podle svých potřeb, lze také sledovat historii a poslední verze dokumentů. DMS také nabízí bezpečný přístup k dokumentům a podporuje různé formáty souborů. V DMS lze také tvořit šablony pro často zpracovávané dokumenty, které se budou automaticky plnit na podkladě metadat. Pro účely automatizace procesních úkonů s dokumenty se definuje workflow, které umožňuje hlídat termíny, delegovat práci nebo schvalovat. DMS je také možné integrovat s firemními interními a externími aplikacemi, jako je třeba CRM. 


10 nejlepších nástrojů pro řízení projektů

businessworld.cz, 10.08.2020, Moira Alexander

Pro úspěch řízení projektů je zásadní mít správnou sadu nástrojů. Nástroje pro řízení projektů jsou zásadní pro komunikaci týmů a jejich spolupráci v průběhu celého životního cyklu projektu. Následuje seznam deseti nástrojů, které jsou nejlepší pro řízení projektů. Prvním z nástrojů je Asana. V tomto webovém řešení správy projektů mohou být projekty vytvářeny a sdíleny s týmy, klienty, prodejci, dodavateli, třetími stranami a organizačními hosty. Asana umožňuje projektovým manažerům plánovat, vizualizovat cíle a milníky, nastavovat úkoly a termíny a komunikovat priority, nabídky, centrální správu a fakturaci. Asana také společnostem umožňuje spravovat uživatele a administrátory a konfigurovat ověřování. Mezi další funkce patří sledování chyb, správa rozpočtu, sledování času a výdajů, správa zdrojů a testování a řízení kvality. Druhým nástrojem je Changepoint PPM (Daptiv), který umožňuje společnostem efektivně spravovat své projekty a portfolia při současném zachování stávajících procesů. Tento nástroj je určen pro IT, obchodní a podnikové projektové kanceláře (PMO) a také pro nové týmy pro vývoj produktů. Třetím nástrojem je Celoxis. Systém pomáhá společnostem plánovat, realizovat a spravovat složité projekty. Také spravuje zdroje či plánuje úkoly a průběh reportování. Vytváření přehledů je zjednodušeno prostřednictvím dashboardů založených na rolích, které nabízejí uživatelům přizpůsobitelná rozvržení, widgety a podrobné mapy. Klienti, týmy, vedoucí projektů a manažeři portfolia mohou snadno spolupracovat a sdílet soubory. Čtvrtým nástrojem je Clarizen. Tento webový software pro správu projektů pomáhá projektovým manažerům plánovat, škálovat, odhadovat, zdrojovat, provádět, plánovat a sledovat všechny aktivity. Jedná se o robustní, škálovatelné řešení, které nabízí správu portfolia projektů, plánování projektů, správu dokumentů, šablony, správu zdrojů, správu požadavků na změny a jednotlivých případů, společenskou spolupráci, správu úkolů, správu rozpočtu a výdajů, finanční řízení a přizpůsobitelné řídicí panely. Clarizen také nabízí podnikové zabezpečení, webináře, živá on-line a osobní školení. Pátým nástrojem je KeyedIn. Je určen pro týmy profesionálních služeb, profesionály v oblasti transformace podniků a kanceláře pro řízení projektů, kteří se snaží zkrátit svoji reakční dobu. Šestým nástrojem je LiquidPlanner. Tato technologie, řízená zdroji, pomáhá projektovým týmům, vedoucím podniků a jednotlivým zúčastněným stranám přijmout nejistotu a lépe se přizpůsobit průběžným změnám. Klade si za cíl umožnit týmům pracovat chytřeji díky vylepšené efektivitě a využívat jejich inteligentní plánování, které se automaticky upravuje podle změn termínů dokončení. Sedmým nástrojem je Mavenlink, který sjednocuje základní funkce, takže organizace mohou plánovat a dodávat práci, spravovat finanční prostředky a zdroje projektu a spolupracovat se vzdálenými týmy a klienty. Mavenlink nabízí plánování zdrojů, účetnictví projektů a pokročilé funkce business intelligence, spolu s vlastními možnostmi reportování a 40 přednastavenými reporty. Projektové kanceláře mohou pomocí šablon replikovat a vizualizovat svůj úspěch pomocí různých nástrojů pro mapování časové osy. Osmým nástrojem je Microsoft PPM. Ten se zaměřuje na optimalizaci portfolia a pomáhá podnikům úspěšně hodnotit projekty pomocí standardizovaných procesů. Microsoft PPM využívá technologii Power BI Pro ke shromažďování celofiremních dat pro spolehlivou analýzu a vykazování. Devátým nástrojem je monday.com. Jedná se o cloudový nástroj pro správu projektů na webu monday.com dodává týmům flexibilitu při zahajování projektů od nuly; případně mohou týmy využít i jednu z mnoha šablon projektů, které lze přizpůsobit tak, aby vyhovovaly pracovním postupům a dalším potřebám projektu. Tento nástroj pomáhá týmům soustředit se na cíle vysoké úrovně a zvýšit produktivitu. Poslední nástrojem je Wrike. Tento nástroj pro spolupráci na úlohách pomáhá společnostem všech velikostí zlepšit komunikaci, transparentnost a odpovědnost za rychlejší výsledky. Wrike má vizuální dashboardy a funkce správy zdrojů a pracovního vytížení, které pomáhají zachovávat postup projektů včas a v daném rozpočtu. 


Zájem o ERP systémy v druhé polovině roku poroste

itbiz.cz, 06.07.2020

Jak bude vypadat druhá polovina roku pro trh s ERP systémy? Podle ohlasů z firem českých dodavatelů ERP systémů bude trh na vzestupu. Očekává se, že část průmyslu dopady opatření z března až června teprve pocítí. Jak citelná budou, respektive s jak velkým dopadem na celý subdodavatelský řetězec lze pouze hádat. Existuje ale důvěra, že české podniky si plně uvědomují důležitost investic pro zajištění jejich konkurenceschopnosti, a využijí toto období k výraznému posunu kupředu.V Asseco Solutions chtějí možnosti a funkcionality „dospělého“ ERP systému nabídnout i menším společnostem. ERP HELIOS Easy lze s minimální investicí nasadit plnohodnotný ERP systém. Poté lze přejít na komplexnější systém. Zákazníkům zůstávají kompletní data včetně historie, nastavené procesy včetně uživatelských nastavení a vyškolení zaměstnanci, takže jednodušší přechod na nové ERP je jednoduchý. V SAP v březnu v SAP tři měsíce otevřeli přístup do systému SAP Ariba Discovery. Toto digitální tržiště umožňuje nabízet zboží a služby, stejně jako vyhledávat mezi více než 4 miliony dodavatelů po celém světě. Bezplatné jsou také cestovatelská aplikace Triplt od SAP Concur a dvě předkonfigurovaná řešení Qualtrics pro usnadnění práce z domova a pomoc při včasném zachycení nákazy COVID-19. Pokračuje také strategie digitalizace, automatizace procesů a inovací v oblasti cloudového ERP řešení a dalších cloudových aplikací. V QI group očekávají znovunastartování dohodnutých projektů, které byly vzhledem k situaci pozastaveny a očekávají i větší opatrnost firem v oblasti investic. Ve firmě K2 očekávají propad velmi efektivní likvidace na některé segmenty trhu. Vzhledem k tomu, že jejich systémy nejsou úzce oborově orientované, dokážou tyto jednotlivé výpadky bez potíží nahrazovat segmenty trhu, na které mají zatím opatření přesně opačný efekt. Ve společnosti Vision Praha předpokládají, že trh se pomalu začne vracet do běžného stavu. Pokud má společnost finanční rezervy, je pro ni rozumné plánovat implementaci nového ERP systému právě v období, kdy není pod tak velkým tlakem odběratelů a její zaměstnanci nejsou non-stop zaměstnáni plněním objednávek. Mohou se tak lépe soustředit na popsání svých potřeb a věnovat potřebný čas celému projektu. Ve firmě CAFLOU v hodně firmách budou zůstávat v určité formě práce na dálku, některé plně, některé částečně nebo hybridně a budou tak hledat optimální nástroje pro řízení firmy a týmů vzdáleně, budou hledat sofistikovanější řešení a nahrazovat ta, která narychlo využily po příchodu krize. Ve Flowii neočekávají v druhé polovině roku pokles, ale růst a to kvůli tomu, že malé a střední firmy si uvědomí potřebu efektivního spravování firemního systému. Ve firmě Minerva si myslí, že zklidnění výroby u jejich zákazníků v měsících pandemie posunulo do popředí opět otázku efektivity, a tudíž podpory procesů informačním systémem. Než se výroba rozjede na plné obrátky, vznikne několik projektů na implementaci a upgrade ERP systémů. Realizace pak bude probíhat v druhé polovině roku 2020.


Letošní ERP novinky v cloudu i on-premise

itbiz.cz, 25.08.2020

Jaké jsou novinky v roce 2020 v oblasti podnikových informačních systémů ERP? Odpověď dali zástupci firmy Assecco Solutions a SAP v České republice. Podle Asseco Solutions ERP v cloudu se v současné době ukazuje jako významná konkurenční výhoda. Už z podstaty věci jsou společnosti, které využívají cloudové technologie, lépe připraveny na změny vyvolané potřebou vzdálených přístupů a práci s firemními daty mimo vlastní organizaci. Nezávislost na fyzické přítomnosti vlastních IT pracovníků a limitech zainvestovaných hardwarových prostředků společně s profesionálním zabezpečením přinášejí firmám možnost velmi rychlé změny a adaptace na nově vzniklé situace. Novinky v SAP se týkají především řízení financí, lidských zdrojů (HR) a shody s regulačními požadavky. Dále pak pro řízení dodavatelských řetězců je k dispozici zdokonalené monitorování fyzického zboží a zásob, což umožňuje rychleji reagovat i na změny způsobené pandemií koronaviru. Výrobní firmy dostávají k dispozici vylepšený monitoring pro metodiku kanban (koncept spojený s tzv. štíhlou výrobou, respektive výrobou just-in-time), který redukuje nutnost manuální práce a rychleji odhalí problémy či chyby. Jaké novinky jsou v roce 2020 on-premise? V SAP mají v oblasti výroby novou aplikaci prediktivního plánování materiálů a zdrojů (pMRP). Díky tomu je možné předvídat poptávku po komponentech pomocí prediktivního plánování materiálu a zdrojů. Výhodou je snížení nákladů na vedení zásob. Další novinkou je rozšířená funkčnost pro pokročilé funkce Available to Promise (aATP). Ve financích má SAP inovační modul pro finanční konsolidaci přímo jako součást SAP S/4HANA. Dále pak lze také dělat finanční reporting a plánování přímo ze systému SAP S/4HANA pomocí analytické platformy SAP Analytics. V Asseco systém ERP HELIOS Orange edice iNuvio, který je určený pro segment SME, má zcela novou agendu projektového řízení a mnoho novinek v oblasti doplňkových mobilních aplikací. Pro segment enterprise pak firma připravila nový ERP systém, který bude představen na podzim letošního roku. V segmentu státní správy a samosprávy bude také na podzim představen zcela nový informační systém.


Úspěšnost vašeho online marketingu závisí i na vaší reputaci

www.rmol.cz, 10.07.2020, František Doupal

V době, kdy se velká část obchodu přesunula na internet, je zcela zásadní e-mailový marketing. Online marketing vyžaduje komplexní přístup a aktivní využití mnoha online kanálů.Velké množství firem ale stále významně podceňuje závislosti mezi jednotlivými kanály. Není tím myšleno měření efektivity jednotlivých kanálů a atribuci tržeb z jednotlivých kanálů, ale vzájemné vlivy jednotlivých kanálů na úspěšnost ostatních. E-mailový marketing je vazbami k dalším kanálům ovlivněn více, než by si mnoho marketérů myslelo, a ne náhodou jde o kanál levný a vysoce účinný. Právě z těchto důvodů je také vysoce zneužívaný k šíření nevyžádaných obchodních sdělení (spamu). Jak se spamem bojují provozovatelé e-mailových schránek? Nejjednodušším a nejlevnějším způsobem ochrany proti spamu je použití takzvaných černých listin (black-list). Jde o seznamy IP adres a URL adres, které jsou známé šířením spamu, nekorektním technickým nastavením, případně jde o adresy, ze kterých by nikdy neměla přicházet pošta. Typickým příkladem jsou tak např. dynamicky přidělované adresy pro ADSL připojení, internet od kabelové televize či IoT rozsahy. Stejně tak se na blacklistech vyskytují i služby a poskytovatelé služeb, kteří jsou v boji se spamem a zneužíváním internetu pasivní. Pokud hostingová společnost nereaguje na upozornění, že poskytuje služby provozovateli phishingových stránek či prodejci seznamů čísel kreditních karet, dostane se za svou podporu nelegálních aktivit velice rychle na černou listinu. Největší slabinou černých listin je aktuálnost těchto seznamů. Než dojde k blokaci nežádoucích zpráv, mohou jich statisíce i miliony dorazit příjemcům do schránek. Proto poštovní servery jako jednu z metod ochrany zavedly tzv. rate-limity, neboli omezení rychlosti příjmu zpráv. IP adresám, které přijímací strana nezná, nedovolí poslat větší množství zpráv, a tím tak brání šíření spamu do schránek, které hostuje. Zde přichází na řadu reputace IP adresy. Aby bylo možné doručit požadované množství zpráv, přijímací strana musí odesílací důvěřovat. Tato důvěra vzniká takzvaným zahřátím IP adres, neboli postupným zvyšováním objemu odesílaných zpráv. Pokud se posílají e-mailové zprávy typu potvrzení objednávky přímo ze systému e-shopu, je na toto nutné myslet. Začínající e-shop, kterému postupně roste počet objednávek, a s ním i počet odeslaných zpráv, zahřívá odesílací IP adresu zcela přirozeně. Problémy mohou nastat v exponovaných obdobích, ale bude se projevovat spíše opožděným doručením zpráv, než nemožností doručit. Mnohem komplikovanější situace nastává při přesunu serverů mezi poskytovateli, která se obvykle nevyhne změně IP adresy. V takovém případě dojde ze dne na den k nárůstu odesílaných zpráv na IP adrese bez odpovídající historie, na kterou přijímající strana reaguje blokováním zpráv. Proto je nezbytné přesuny infrastruktury připravovat i s ohledem na odesílání e-mailů. U reputace domény se vychází z vícero faktorů. Patří sem autorizace zpráv, tzn. použití SPF, DKIM podpisu a DMARC pravidel. Toto jsou klíčové faktory pro přiřazování reputace. Pokud tyto nejsou splněny, pak se musí přijímací server ke zprávám stavět jako k nedůvěryhodným. Pokud však autorizace odpovídá, může se posuzovat samotná reputace odesílací domény. Reputace domény bere v potaz obrovské množství faktorů od technického řešení odesílání, přes objem zasílaných zpráv, jejich frekvenci a obsah až po interakce příjemců. Právě tyto informace pak pomáhají určit, zda a do které složky má být zpráva příjemci doručena. Doménová reputace se také přenáší mezi hlavní doménou “firma.cz” a poddoménami “novinky.firma.cz” a zpět. Pokud si firma zničí reputaci, není to otázkou jednoduché změny poddomény, ale je nutné reputaci znovu napravit. Platí zde, že její náprava trvá obvykle 5x déle než její poškození. Náprava reputace si tak žádá nemalé úsilí, které musí být založené na zlepšení míry interakcí příjemců. Jedinou cestou je tak čištění databáze příjemců. Pokud tedy odesíláte e-maily z vašeho CRM či e-shopu, prověřte nejprve aktuálnost a kvalitu dat, ověřte si, že máte opravdu všechny odchozí zprávy podepsány pomocí DKIM a všechny vaše servery jsou autorizované pomocí SPF.


 

Novinky, Sekce ERP/CRM/DMS
Košík