Přinášíme vám pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů. Pro členy Asociace máme k dispozici podrobnější rozbor obsahu. Přihlášení zde.
ERP: Výběr a implementace nejvhodnějšího řešení
COMPUTERWORLD 5/2022, Neal Weinberg, str. 17-22
Implementace nebo migrace ERP systému může být obtížně představitelná pro firmy se zastaralými firemními procesy. Co pomůže implementaci nového systému? Nejdříve je důležité si stanovit organizační základy a to tím, že firma předem vyřeší nezbytné oblasti. Firma potřebuje zavést procesy řízení změn, vyřešit obavy zaměstnanců prostřednictvím co největší transparentnosti školení a vyřešit další otázky řízení. Poté by firma měla zrevidovat své procesy. Společnosti by měli použít nasazené řešení ERP nebo migraci jako důležitou součást svého úsilí o digitální transformaci. Organizace by také měly rozšířit vnitrofiremní brainstorming, aby zahrnoval nejen šéfy oddělení, ale také řadové koncové uživatele a případně i zákazníky nebo partnery. Poté si firma musí uspořádat datové zdroje. Firma by měla věnovat výběru dodavatele pečlivou pozornost. Měl by to být partner, který má hluboké odborné znalosti, chápe firemní vnitřní i vnější procesy a má prokazatelné zkušenosti a doloženou praxi své odbornosti. Společnosti by měly od dodavatelů požadovat konkrétní prezentaci toho, co je potřeba ke zlepšení firemních funkci i z hlediska nákladů a času, složitosti a školení. Nelze opomenout ani plán do budoucnosti. Dodavatel by měl být také schopen prezentovat ukázku nového systému, která seznámí zaměstnavatel s tím, jak bude nový systém vypadat. Je důležité uvážit nejen samotný software, ale také jak snadné je pro koncové uživatele naučit se nové systémy a pracovat s nimi. Nelze opomenout integraci nového ERP s ostatními aplikacemi. Ve světě se stále odehrává urputný boj mezi vlastním přizpůsobením se a standardizací. Je na firmě, kterým směrem se bude ubírat. Firmy také mohou využít výhody agilního přístupu a low-code.
Využívejte výhody nových verzí ERP v praxi
COMPUTERWORLD 5/2022, Caleb Finch, str. 24-25
Jako ERP se označuje software a systémy, které se používají pro plánování a řízení všech základních procesů dodavatelského řetězce, výroby, služeb, financí a dalších. ERP dokáže výrazně zefektivnit provoz organizace a automatizovat funkce, jako jsou účetnictví, nákup, projektový management, řízení vztahu se zákazníky, řízení rizik a dodržování standardů a provoz dodavatelského řetězce. Jaké jsou výhody ERP? Sahají od optimalizace procesu přes usnadnění spolupráce jednotlivých oddělení až po zlepšování vztahu mezi firmou a jejími zákazníky. Primární výhodou systému ERP je, že společnosti mohou automatizovat manuální a rutinní funkce a díky tomu mají zaměstnanci více času na úkoly které přispívají k růstu výnosů. Systémy ERP také propojují jednotlivé týmy, a zlepšují tak komunikaci i zapojení zaměstnanců. Jednou z největších výhod systému ERP je, že slouží jako výkonné datové centrum, které umožňuje sbírat, ukládat a analyzovat data z celého provozu na jednom místě, takže firma má k dispozici jednotný zdroj přesných informací, který umožňuje strategičtější plánování. Díky centralizovaným datům může firma přistupovat k informacím v reálném čase a vytvářet užitečnější výkazy. ERP také pomáhá sledovat změny v průmyslových standardech a předpisech. Dříve se systémy nabízeli jako on-premise řešení, v posledních letech jsou stále oblíbenější cloudové ERP systémy. Hlavními výhodami ERP v cloudu jsou nižší zátěž pro IT oddělení, profesionální zabezpečení dat a mobilita. Mezi data, která systém ERP poskytuje patří také informace o zákaznících. Díky centralizaci mohou k datům o klientech různá oddělení firmy snadno přistupovat a spolupracovat na řešení zákaznických potřeb. Uživatelé ERP systémů také oceňují modularitu systémů. Modulární systém je takový, v němž lze jednotlivé aplikace používat samostatně nebo společně jako celý balíček. Díky této flexibilitě se mohou organizace zbavit zastaralých systémů, které do té doby používali.
ERP systém by měl být srdcem každé větší firmy
IT Systems 4/2022, David Kazda, str. 40-41
Když se firma dostane do bodu kdy je pro něj ERP systém nutností, je třeba velmi pečlivě se zaměřit jak na výběr dodavatele, taky na výběr samotného systému. Nasazování některých systému může být složitou a dlouhou záležitostí, vyžadující intenzivní přípravu na straně daného subjektu i poskytovatele systému. Zavedení komplexního firemního ERP systému trvá většinou jeden rok ale i delší dobu a implementace není výjimkou. Vždy záleží na tom, jak je firma velká a co všechno chce řešit jedním ERP systémem. Přechod do ERP systému také bývá zdlouhavý proto, že zákazník nemívá zpracovanou procesní analýzu. A tak až půl roku zabere detailní zmapování veškerých procesů ve firmě a stanovení těch, které bude vhodné řešit v novém ERP systému. Paralelně s analýzou také probíhá vlastní instalace systému a po instalaci je nutné připravit migraci firemních dat. Výhodou ERP systému je to, že umožňuje využívání uživatelských rolí. Každý uživatel má k dispozici pouze ta data aplikace ERP, která potřebuje pro svou práci. Systém dokáže pojmout nejen velké množství zaměstnanců, ale také stovky samostatných právních subjektů, které navíc mohou být rozeseté po celém světě. Další výhodou je elektronická komunikace systémů mezi sebou.
Kvalitní IT infrastruktura je základem pro úspěšný provoz ERP systému
IT Systems 4/2022, Příloha Cloud computing 2022, Václav Svátek, str. 5
Pro rychlé a flexibilní ERP jsou potřeba pevné základy. Jak efektivně budovat a spravovat ERP, aby dosáhlo nárokům na funkčnost a bezpečnost? ERP provází firmu celým jejím životem. Za tu dobu se systém rozšiřuje a mění. S pomocí odborníka lze optimalizovat celý systém. Odborník se dívá na systém pohledem architekta a systém celkově zjednodušuje, zpřehledňuje a tím i zrychluje. Díky optimalizaci lze databázi zrychlit až o 50%. ERP v cloudu nabízí více možností umístění, lze využít privátní, veřejný nebo hybridní cloud. Volba záleží na každé firmě v závislosti na potřebné úrovni flexibility dostupnosti a bezpečnosti. Cloudová infrastruktura může být umístěná jak zahraničí, tak v tuzemsku. Výhodou privátního cloudu je to, že klient má dedikované železo jenom pro jednoho klienta v rámci datacentra, a to často právě kvůli specifickým požadavkům na hardware i bezpečnost. V dnešní době již existují super výkonné procesory, které jsou optimální pro provoz databázových systémů a jsou licencované na základě počtu jader, nad kterými ERP běží. Zrychlí se tak chod nejen samotného ERP, ale i ostatních navázaných aplikací. Optimalizaci databází by se firmy měly věnovat průběžně. Optimalizaci databáze je již dnes možné objednat jako externí službu.
Integrované řízení projektu v ERP systému je mocným nástrojem i pro výrobní firmy
IT Systems 5/2022, Příloha IT pro výrobní podniky 1/2022, Petr Klapka, str. 6-7
I menší firmy přicházejí na to, že pro zdárné řízení a dokončení nových zakázek je výhodné využít digitálního pomocníka v podobě šikovného softwaru. Projektové řízení je vhodným nástrojem pro výrobní zakázky, které jsou originální a u nichž je třeba vedle samotné klasické výroby koordinovat i další činnosti. Typicky jde o zakázkovou výrobu. Takové projekty lze řídit pomocí ERP systému ve kterém kromě zaznamenání formace do projektu se dějí i další věci. Data se totiž automaticky propisují do dalších agend jako je ekonomika, sklady, nákup, spisová služba, kalendář, úkoly porady a podobně. Pro kontrolu projektu nemusí vedoucí trávit čas prohledáváním systému, ERP systém hledá za něj. Projektové řízení lze použít i na projekty které nejsou tak velké a náročné jako je například výstavba nové haly nebo implementace nového informačního systému.
Provozování ERP v cloudu nabízí lepší dostupnost a vyšší bezpečnost
IT Systems 6/2022, David Kazda, str. 35
Hlavním důvodem, proč vedení některých podniků s přechodem do cloudu váhá, je obava o nedostupnost dat z důvodu výpadku internetu. Dalším faktorem pak může být i jistá míra nedůvěry v kyberprostor. Některé firmy nechtějí svá data pouštět do světa internetu, protože se obávají o jejich bezpečnost. Ale aby měla firma vlastní infrastrukturu opravdu zabezpečenou, musela by investovat nemalé finanční prostředky jak do IT vybavení, tak i do kvalifikovaných zaměstnanců, kteří by se o bezpečnost a zabezpečení dat starali. Data jsou v cloudu v daleko větším bezpečí, než pokud je má firma na interních serverech. Limitem pro migraci ERP do cloudu nemusí být ani licenční politika a obavy z toho, že draze zakoupené licence pro on-premise ERP řešení nelze provozovat v cloudu. ERP systémům totiž nezáleží na tom, kde je aplikace nainstalovaná, ale pouze na tom, aby byla dodržena licenční politika výrobce software o počtu uživatelů. I když má migrace ERP systému do cloudu mnoho různých výhod, jsou oblasti, na které tato změna nebude mít příliš velký vliv. Jednou z nich je například rychlost. Rozdíl pak není ani v přístupu do ERP systému. Nezáleží totiž na tom, kde je ERP systém nainstalovaný, uživatel se do něj vždy přihlašuje přes tenkého klienta, ze svého internetového prohlížeče, a tak vůbec nepozná, odkud si vlastně data bere a kde jeho ERP systém běží. Jediné větší omezení v ČR se kterým musí firma počítat, pokud chce mít ERP systém v cloudu, je legislativního charakteru.
Pět hlavních výhod adaptivního ERP v cloudu
IT Systems 6/2022, Kristin Poulton, str. 38-39
První výhodou adaptivního ERP v cloudu je rozlišování podnikových procesů. S adaptivním řešením ERP má podnik možnost firemní procesy přizpůsobit, a může tak eliminovat nebo zautomatizovat některé kroky a přizpůsobit každou obrazovku individuálním potřebám uživatelů. Tím se vyhne nákladnému a časově náročnému přizpůsobování potřebám uživatelů. Druhou výhodou je načasování a dostupnost. Globální dodavatelský řetězec představuje non-stop běžící proces. Proto by firemní adaptivní řešení ERP mělo běžet v cloudu, kde funguje non-stop. Dohodou SLA, která uvádí dostupnost na úrovni „pouhých“ 99,5 % v klasickém 30denním měsíci představuje něco málo přes dvě minuty odstávky. To výrazně překonává úroveň služeb, které běží lokálně na vlastním zařízení. Třetí výhodou jsou jazyky. Řešení ERP umožňuje každému uživateli zvolit si jazyk pro zobrazení jednotlivých obrazovek, informací a textu nápovědy. Po přihlášení se tak vše zobrazuje v daném jazyce. Čtvrtou výhodou je daňový systém a lokalizace. Adaptivní ERP systémy umožňují výrobcům používat jakékoliv podnikové procesy, které zainteresované strany potřebují v dané oblasti používat, bez nutnosti změn standardního kódu. Pátou výhodou jsou přehledy. Je zcela zásadní, aby měli uživatelé možnost rychle činit rozhodnutí a podnikat potřebné kroky, což znamená, že ERP systém být schopen vytvářet přehledy v reálném čase a ve formátu, který uživatelům nejlépe vyhovuje. Adaptivní řešení ERP na druhou stranu musí mít vestavěný nástroj pro tvorbu přehledů, který každému uživateli umožní vidět potřebná data ve vyhovujícím formátu.
Bezpapírová kancelář Budoucnost nebo z nouze ctnost?
Reseller Magazine 4/2022, Michala Benešovská, str. 28-29
Bezpapírová kancelář je pracovní prostředí, ve kterém se nepoužívá papír nebo se jeho používání výrazně omezuje. Toho se dosáhne převedením dokumentů a dalších materiálů v papírové podobě do digitální verze. Je to také první krok digitální transformace organizace. Jaké důvody vedou k přechodu na bezpapírovou komunikaci? Prvním důvodem je to, že omezení papíru pomáhá urychlit cestu organizace k digitální transformaci. Druhým důvodem je časová úspora. Správa papírových dokumentů totiž zabírá mnoho času. Třetím důvodem je úspora nákladů na provoz tiskáren a archivaci tištěných materiálů. Čtvrtým důvodem je přechod pracovních povinností v kancelářích do online podoby. Pátým důvodem je to, že bezpapírová komunikace podporuje spolupráci mezi členy týmu. Zaměstnanci mohou digitálně sdílet soubory bez nutnosti tisku a prohlížet aktualizované a minulé verze dokumentů. Šestým důvodem je systém DMS, díky kterému lze dokumenty snadno vyhledávat a získávat pomocí příslušných klíčových slov, a to i v případě, že někdo soubor špatně označí. Prostřednictvím systému DMS lze tyto dokumenty také snadno a bezpečně sdílet. Díky bezpapírové kanceláři se také zlepšuje zabezpečení informací. Přechod na bezpapírovou komunikaci byl urychlen pandemickou situací, kdy společnosti musely prakticky ze dne na den kompletně přepracovat stávající procesy a použít nové technologie DMS, ne vždy vše probíhalo hladce. Nevýhody bezpapírové kanceláře jsou nedůsledné sledování přístupu k dokumentům, právní důsledky, a to že technologie a systémy DMS mohou být náchylné k poruchám a selháním. Volba správného systému je tedy zásadní.
Efektivní a moderní správa dokumentů Zapomeňte na šanony
Reseller Magazine 4/2022, Jana Michlová, str. 32
Specializovaná řešení pro firemní správu dokumentů DMS a ECM mají za úkol smysluplnou správu dokumentů v organizaci. Pod pojmem dokumenty lze zahrnout nejenom papírové dokumenty, ale také soubory v elektronické podobě jako jsou PDF soubory, emaily, videa, audio soubory, výkresy nebo obrázky. Každý dokument, který vstupuje do firmy má konkrétní životní cyklus daný přesnými aktivitami. Veškerá činnost týkající se každého typu dokumentu musí mít předem pevně nastavená pravidla a pracovníci musejí mít přidělená práva k užívání. Ideálně nastavený systém nepřetěžuje jednotlivé zaměstnance a současně jim dává dostatek informací i prostoru k vlastní práci. Je dobré mít DMS nebo ECM systém od vzniku společnosti, aby se mohl nadále společně s růstem společnosti vyvíjet. Systém by měl být vybírám podle typu dokumentů se kterými společnost reálně pracuje. Součástí firemních řešení správy dokumentů je také podpora digitalizace dokumentů. Systém také zaznamenává historii práce s dokumenty. V procesu zjednodušení práce s dokumenty hraje také obrovskou roli možnost implementace elektronických podpisů, které najdou své využití třeba v případě vytváření a uzavírání smluv a nebo jako součást procesu digitálního schvalování interních procesu ve společnosti výhodou nákupu hotového řešení správy dokumentů je také stále zajištění funkcionality a bezpečnosti.