Přinášíme vám pravidelné shrnutí zajímavých článků z odborného tisku a specializovaných webů. Pro členy Asociace máme k dispozici podrobnější rozbor obsahu. Přihlášení zde.
Jak si vybrat správný podnikový systém ERP?
IT Systems 1-2/2021, Lucie Odehnalová, Mária Straňáková, str. 10-11
Jak postupovat při výběru ERP systému? Nejdříve je nutné si objasnit firemní cíle a očekávání a zapojit klíčové zúčastněné strany, které mohou z úspěšné implementace těžit nejvíce. S tím pomůže vypracování tzv. business case nebo-li odhadu, který poskytuje informace o nákladech a funkčnosti ERP systému, ať už čistě ve finanční nebo slovní podobě, který lze snadno porovnat s náklady a riziky implementace. To firmě pomůže udělat kvalifikovaný odhad a pohled na to, jaké ERP si vybrat a jaké výhody to přinese. To znamená, že i ve firmě bude interně jasnější, co od ERP očekávat, a může to pomoci v implementační fázi. Pokud chce firma vytvořit business case pro ERP, je dobré začít s problémy, které potřebuje vyřešit, a následně výhodami, které chce získat. Výběr systému si může firma zajistit zcela sama, nebo si může požádat o radu konzultanta, který pomůže vyhodnotit možnosti a sestavit podrobnější žádost o nabídku. V případě spolupráce s externistou je však třeba počítat s tím, že někteří konzultanti se mohou specializovat na práci pouze s jedním nebo několika preferovanými poskytovateli ERP. Pokud firma zúží výběr kandidátů pro poskytnutí ERP systému, je dobré si vytvořit kontrolní seznam implementace systému a položit jednotlivým poskytovatelům konkrétní dotazy týkající se technické podpory, řešení problémů a nákladů. Je dobré se například zeptat na to, jak dlouho bude implementace systému trvat, jak se bude systém přizpůsobovat firemním potřebám nebo jak bude poskytovatel řídit samotný projekt nastavení ERP systému. Také je samozřejmě nutné zjistit náklady na projekt a předplatné. Je také dobré vědět, jak to bude z migrací dat a aktualizací (a případnou možností napojení dalších modulů) a údržbou systému. Nelze opomenout ani zaměstnance a jejich školení. Nutností je, aby dodavatel systém předvedl a je také dobré si vyžádat reference dřívějších implementací dodavatele. Pokud se firma na výběr ERP řádně připraví předem, jeho nákup se stane jednou z nejúčinnějších akcí, které může firma podniknout pro zvýšení své konkurenceschopnosti.
Digitalizace podniku musí být systematický a dobře promyšlený proces
IT Systems 1-2/2021, Jan Kožušník, str. 11-12
Přesun části pracovní síly z kanceláří domů, výpadek tržeb, boj o nové i stávající zákazníky. To jsou věci, které mnohé společnosti začali řešit v roce 2020. Společnostem v minulosti chyběla důvěra v zaměstnance, že skutečně odvedou svou práci i z domova. V tomto případě může výrazně pomoci volba správných nástrojů. Dalším typickým příkladem značné neefektivity, kterou lze vidět ve firmách, jež se komplexnější digitalizaci zatím zdráhaly, může být proces schvalování, vystavování a proplácení faktur. Systém, kdy si pracovníci faktury různě přeposílají e-mailem, nechává v procesu spoustu prostoru k chybám a opomenutí. Také zde firmy začaly pociťovat potřebu větší digitalizace. Pokud firmy chtějí zavést digitalizaci ve svých procesech, je nutné začít hledat systémové řešení. Takovým řešením je ERP. Ten pomůže firmě komplexně zaštítit většinu procesů, přivést je na jedno místo a efektivně s nimi nakládat. Implementace systémového řešení v oblasti digitalizace přináší kromě zefektivnění kritických procesů ve firmě, a s tím spojeného snížení nákladů, také příznivější přijetí v řadách zaměstnanců. Místo používání řady nástrojů pro dílčí úkoly je pro ně jednodušší sžít se s jedním uživatelským prostředím, což zvyšuje efektivitu. Kvalitní software pro řízení podnikových zdrojů také zastoupí hned několik nástrojů a tím šetří náklady. Trend v oblasti digitalizace firemních procesů je nyní ten, že 40 procent řešení, která firmy aktuálně aplikují do praxe, fungují v cloudu. Toto řešení je přitom populárnější spíše u malých a středních podniků. ERP systém může firma díky cloudovému řešení implementovat, aniž by bylo potřeba stavět složitou IT infrastrukturu. Ne každý zájemce o ERP systém se však ke cloudovému řešení staví kladně. Na trhu totiž existuje představa o tom, že kritická data by neměla opouštět společnost. Značný počet firem tedy zaujímá konzervativní postoj a ke cloudovému ERP řešení se staví zamítavě. Moderní aplikace pro plánování podnikových zdrojů aktivně využívají také strojové učení. Pokročilý ERP systém nejen, že data sbírá a předává, ale dokáže je také analyzovat a navrhovat efektivnější postupy, ať už jde o řízení zásob nebo financí. Současné ERP systémy stávají skutečnou páteří společností, která dokáže dále komunikovat s dalšími digitálními systémy a na základě pokročilých datových analýz uvádět nalezená řešení do praxe. Při digitalizaci firemních systému je vždy potřeba postupovat systematicky a dát si záležet na tom, aby řešení bylo skutečně efektivní.
Automatizace kontaktních center dnes patří k hlavním trendům v oblasti CRM
IT Systems 3/2021, Tomáš Řehoř, str. 34-35
V oblasti CRM nástrojů je v poslední době velký prostor pro ulehčení práce zákaznickým centrům, callcentrům, helpdeskům a zákaznické podpoře. U menších a středních firem je základem dát operátorům maximum dat, aby měli na jednom místě veškeré potřebné údaje o volajícím, automaticky a na jedno kliknutí. Kvalitní CRM pomůže operátorům udržet si přehled o tom, jaký zákazník je již kontaktoval, jaký problém řešil a případně tento problém předat konkrétnímu odborníkovi, aby jej kontaktoval zpět. V dnešní době mohou i malé firmy efektivně využít chatboty, pokud se jim některé formy dotazů opakují. Velkým trendem je u pokročilejších chatbotů interaktivita, zákazníkovi můžete poslat například katalog nebo rovnou celý digitální produkt. Skrze chatbot je možné i poslat fakturu či odkaz k platbě, kterou lze provést jedním kliknutím. Zákazník by měl mít na výběr, zda chce mluvit s robotem, nebo se obrátit na operátora. Stejně tak by mělo rozhraní chatbota umožňovat plynulý přechod na živý chat, hovor nebo videohovor. Ukazuje se, že chatboti dávají smysl, pokud jsou jejich implementace předvídatelné a reálně ulehčují život. Řada firem bere chatboty pouze jako nástroj zákaznické péče. Spousta zákazníků ale používá více instancí chatbota, neexistuje tedy jednotný rozhodovací strom. Pro rozhodovací strom dobrou volbou a doplňkem mohou být i automatizované webové formuláře. Webový formulář by měl být napojený do CRM a zautomatizovaný. Vyplněním formuláře by se měla spustit sekvence automatizovaných kroků uvnitř firmy, aby nikdy žádný zákazník nepropadl sítem. V budoucnu se v kontaktních centrech odstraní manuální přepisování a doplňování, stroje se budou starat o lidskou interakci, péči a kvalitní podporu. Klíčové tak bude načasování, lidská interakce musí přijít ve správnou chvíli. Moderní CRM pak v budoucnu bude využíváno jako univerzální digitální nástroj, který dokáže automaticky plnit zadané úkoly.
Tři důvody proč v současné době uvažovat o změně ERP systému
IT Systems 3/2021, Jan Filip, příloha ERP SYSTÉMY 1/2021, str. 14
Projekt nasazení podnikového informačního systému (ERP), který zasahuje víceméně celou organizaci, není ve firmách zpravidla často prováděný, ve své historii ho realizují většinou jednou či dvakrát. V dnešní době dodavatelé nabízejí nejmodernější technologie, a to v reálných produktech a k okamžitému využití ve většině firem. Proto je dobré se zamyslet nad změnou ERP systému. Prvním důvodem, proč uvažovat o změně je cloud. Výrobci ERP nabízejí někteří výhradně, jiní zatím částečně, svoje ERP z prostředí cloudu. Nejde už jen o poskytování infrastruktury a podpůrných služeb cloudovým způsobem, ale celý systém jako službu. Firmy se především postupně zbavují strachu o bezpečnost dat a přijímají myšlenku jejich ukládání mimo vlastní infrastrukturu. Diskutovanou oblastí může být i vlastnictví systému a způsob jeho financování, které se s cloudem výrazně mění. Cloudové systémy ale především přicházejí se standardizací základních procesů, které umožní jejich rychlé nasazení a adopci u uživatelů. Pro menší firmy to znamená dosažitelnost a možnost provozu třeba i globálního systému s menším týmem, bez nutnosti řešit infrastrukturu, zajištění provozu a zapracování nových verzí. Rychlé bezzásahové aktualizace přinášejí průběžné inovace, které někdo ve firmě musí sledovat a snažit se je využít. Rozvojový management je pak nepřetržitý proces, který si vyžádá kapacity lidí a větší soustředění na školení uživatelů i samotných správců systému. Druhým důvodem pro změnu ERP je personalizace. ERP systém musí v současné době nutně nabídnout přívětivý uživatelský komfort, ideálně personalizovaný pro danou pozici zaměstnance. Také je standardem ovládat i informační systém skrze mobilní aplikace, získávat real-time přehledy nebo schvalovat platby a dovolené. Třetím důvodem je digitalizace. Ta nutí firmy k rychlým změnám. Vestavěné funkce jako integrovaný reporting ideálně již využívá prvky umělé inteligence (AI), který umožní i běžným uživatelům prozkoumávat kdykoliv dostupná data. Ta jsou dnes uložena v jedné databázi a uživatel tak má vše přímo k dispozici, lze je využít rovnou k operativě či ke strategickému rozhodování. Další možností je rozšíření základních ERP systémů o specializovaná odvětvová řešení. Ta přinášejí další moderní technologie v podobě rozšířené reality (AR) , pokročilé skladovací procesy, prodejní aplikace a e-shopy, nebo machine learning (ML). Ten zajišťuje podporu například při strojovém zpracování dokladů, náboru zaměstnanců nebo i vyhledávání v datech. Digitalizace dnes také předpokládá rychlou reakci na podněty trhu či rychlé inovace, což je v rozsáhlých ERP systémech výzva. K dispozici jsou tak nástroje vývoje drobných aplikací (microservices), které umožní rychle nasadit potřebný proces, ale bez ovlivnění základu systému, naopak s jeho vhodným integrováním.
Výrobci softwaru tlačí na přechod ERP do cloudu. Jak tento trend vnímají CIO?
businessworld.cz, 19.01.2021, Myles Suer
Autor článku se dotazoval CIO různých firem na přesun ERP systému do cloudu. Přesun datového centra do IaaS má pro IT řadu výhod, ale pokud není ERP systém na provoz v cloudu uzpůsobený, není jeho přesun pro podnik nijak přínosný. Přechod na ERP ve formě SaaS považují CIO za náročný projekt, který vyžaduje velké změny a překopání podnikových procesů. Oproti IaaS navíc SaaS obvykle neumožňuje specifické úpravy. Na druhé straně běží na lépe optimalizované infrastruktuře. Vedení firem v cloudu a SaaS spatřuje příležitost posílit bezpečnost, soustředit zdroje na to podstatné a snížit náklady. Stoupá také ochota zkoušet nové věci. CIO si navíc zvykají na to, že i složité aplikace mohou běžet v podobě služby. Mezi hlavní přínosy obecně patří rychlost a pravidelnost aktualizací, omezení nebo eliminace dopadu změn a upgradů na zákazníky, zbavení se historické zátěže, rozhraní API pro propojení s dalšími systémy, agilita, přesun personálních nákladů na poskytovatele služby a možnost soustředit se více na strategické záležitosti a odlišení od konkurence než na údržbu a rozvoj systému. Podnik může migraci využít k vyjednání výhodnějšího modelu financování, než jsou tradiční licenční poplatky, to znamená posunout se směrem k placení za skutečné využití. Přechod do cloudu fakticky znamená migraci na nové ERP, protože výhody cloudu nestačí k ospravedlnění tak riskantního a nákladného počinu. Někteří CIO varují před vynakládáním příliš velkého množství času, peněz a práce na migraci podpůrných back-office komponent ERP, které nejsou strategické povahy. Přechod navíc vyžaduje změny v interních procesech. ERP systémy jsou nákladnou záležitostí a přechod z použitelného a podporovaného lokálního systému na cloudové ERP může být z ekonomického hlediska obtížně obhajitelný. Problémy také nejčastěji spočívají v lidech a procesech, a teprve potom v technologiích. U lidí jde především o jednoznačnou odpovědnost a pravomoci. Chybí také znalost celkového kontextu IT, sdílených dat nebo integrace v rámci celého ERP prostředí. Problémem může být i rozdílná úroveň připravenosti různých částí nebo úrovní organizační struktury. Mezi hlavní překážky úspěchu patří předchozí zkušenost s tak zásadní změnou, kdy se mnozí manažeři obávají možného dopadu na své týmy. Oslovení CIO se domnívají, že musejí prokázat návratnost investice (ROI) a ekonomický užitek. To nemusí být snadné a bylo by chybou považovat za jediný přínos snížení mzdových nákladů. Nutné je ukázat přínos z hlediska efektivity, úspor i přeskupení zdrojů tam, kde podpoří odlišení od konkurence. Migrace není projekt, ale změna přístupu. CIO se musejí ptát, co se od změny očekává a čeho se má dosáhnout. Přitom je potřeba myslet na to, jak zajistit přenositelnost, integritu a bezpečnost dat, kontinuitu provozu, efektivitu atd. To vše je nutné prokázat i při přechodu do veřejného cloudu.
Je ERP pozadu za realitou?
cfoworld.cz, 11.03.2021, Lukáš Kříž
Mnoho organizací v současnosti prochází digitální transformací. Podle Accenture v mnoha podnicích zasahují transformační snahy pouze povrch, front-end, rozhraní, jehož prostřednictvím organizace interaguje se svým okolím, primárně se zákazníky. Místem, jemuž se transformační úsilí často vyhýbá je podnikový informační systém kategorie ERP. Právě v něm se odehrává většina klíčových činností, jež rozhodují nejen o každodenním životě podniku, ale také o jeho budoucím směřování. Transformující se společnosti sice investují do moderních technologií, ale současně je provazují se staršími postupy, dovednostmi i náklady. K front-office a back-office aktivitám přistupují s odlišnou mentalitou a výsledkem je to, že organizace nedosáhnou očekávaných hodnot. Vytváří se tak zastaralé ERP budoucnosti. Situace se ovšem mění. Některé podniky začínají myslet odlišně a na systémy ERP již nenahlížejí jako na back-office transakční řešení spravované IT oddělením. Namísto toho příslušné platformy nově považují za motor podniku. Snaží se je rozvíjet a zvyšovat jejich dosah napříč celou organizací. Z tradičních řešení a datových sil se transformují v moderní ERP postavené na digitálním jádru, které zpřístupňují transakční data celé organizace v reálném čase. Velkou roli v tomto snažení hraje podle analytiků postupné zavádění prvků umělé inteligence, které zvyšuje produktivitu, generuje dokonalejší reporty a ve výsledku pomáhá při rozhodování manažerů. Využití cloudových řešení se v roce 2020 pro mnoho podniků stalo každodenní realitou. Podle Accenture 46 procent respondentů provozuje svá primární podniková řešení v privátním cloudu, 25 procent v modelu on-premise a 12 procent ve veřejných cloudových službách. 17 procent oslovených organizací kombinuje on-site a cloudový model. Pozornost podniků se aktuálně přesouvá od samotného přechodu či převodu infrastruktury, systémů a služeb k optimalizaci provozu v multicloudovém prostředí. S těmito kroky se často pojí také úsilí o transformaci provozu IT. Jak se klíčové agendy byznysu postupně přesouvají do cloudových prostředí, podniky je obohacují a rozšiřují o prvky umělé inteligence a automatizační funkce. Mnoho podniků se ale potýká s problémy v oblasti zavádění inovací. Dokážou je sice navrhnout, ale následný transfer do praxe nezřídka selhává. Možné řešení opět představují digitální systémy ERP, které překlenou dosud oddělená informační, procesní a datová sila v organizaci. Také existují tzv. cloudoví kapitáni, což jsou poskytovatelé služeb, kteří se plně orientují v současném paradigmatu cloud computingu. Věří ve spolupráci, inovativní modely doručování a poskytování, technologický agnosticismus a disponují komplexní znalostí byznysu. Cloudoví kapitáni disponují vysoce kvalifikovanými lidskými zdroji a dost možná největšími praktickými zkušenostmi.
Na co by se měly podniky zaměřit při výběru ERP systému?
erpforum.cz, 19.01.2021, Jan Špatenka, Kateřina Tillingerová
V prvním kroku výběru ERP je nezbytné, aby si zákazník zodpověděl otázku lidských zdrojů, tedy zda podnik disponuje dostatečnou kapacitou zkušených osob, které mají odpovídající znalosti a zkušenosti, aby v budoucnu naplňovali stanovenou ICT strategii. V případě negativní odpovědi se nabízí dvě varianty řešení, a to buď doplnění pracovního týmu o nové členy nebo outsourcing potřebných služeb. Dále přichází na řadu provedení interní analýzy, která v následných krocích výrazně zjednoduší rozhodovací proces o výběru správného typu informačního systému a souvisejících aplikací. Je doporučováno postupovat od obecných analýz k těm detailním. Dobrý mi nástroji pro takové analýzy jsou PEST, Porterův model pěti sil a model 7S. Tyto nástroje pokryjí politické, ekonomické, sociální a technologické faktory. Neopomíjí ani oborové okolí vybraného podniku a analýzu vnitřního prostředí organizace. Když firma zhodnotí své vnější a vnitřní prostředí a identifikuje aspekty představující příležitosti a rizika implementace a následného používání informačního systému, přichází na řadu samotný výběr systému. V teoretické rovině často dochází k rozlišování produktů na poli ERP systémů na All-in-one, Lite ERP a Best of Breed. All-in-one systémy jsou typické snahou pokrýt všechny klíčové vnitropodnikové procesy a nekladou tak zásadní důraz na vybranou funkční oblast. Best of Breed software se primárně orientuje na specifické procesy nebo obory, v nichž se vyznačuje špičkovou detailní funkcionalitou nebo specifickým oborovým řešením. Třetím případem jsou Lite ERP, které se oproti předcházejícím případům neodlišují zaměřením, ale rozsahem řešení. V těchto intencích by zástupci každé společnosti měli vést při výběru interní diskuze o tom, který aspekt nebo charakteristika jsou pro ně klíčové. Pokročilé ERP systémy jsou po technické stránce dobře připravené na integraci se systémy a aplikacemi, které postihnou i velmi specializované operace a činnosti a nejsou nativní součástí systému. Kromě vysoké míry automatizace řady činností, dokáže sofistikovaný ERP systém zohlednit i vnější a vnitřní faktory, které do těchto činností vstupují. Tím dává minimální prostor k chybovosti uživatelů a umožňuje maximalizovat efektivitu řízení všech společností. Je také potřeba zvážit volbu licenčního modelu. Lze vybrat mezi pořízením trvalých (perpetual) licencí a pronájmem licencí (subscription). V souvislosti s velikostí počáteční investice vložené do řešení může být rozhodující, zda se zvolí implementace systému na vlastní infrastruktuře (on-premise) nebo na infrastruktuře hostované v cloudu. Model pronájmu licencí i infrastruktury výrazně zvýšil možnost škálovatelnosti finálního výkonu systému, tedy variability využitých služeb a flexibility počtu uživatelů. I nadnárodní ERP systém je nyní použitelný pro jakoukoli pracovní zátěž, od malého start-up projektu až po rozsáhlé globální zákazníky a díky tomu dostupnější pro celou řadu společností.
Obliba ERP a CRM systémů neustále stoupá. V ČR je využívá více než polovina firem
rmol.cz, 19.02.2021, František Doupal
V roce 2019 využívaly ERP systémy zhruba dvě firmy z pěti. U CRM systémů byla čísla velmi podobná. Zároveň platilo, že pokud společnost používala software sledující vše, co se děje přímo ve firmě, tak pracovala také se systémem, který jí pomáhal při práci se zákazníky. V současnosti je stále více kladen důraz na automatizaci procesů a sběr dat z různých zdrojů informací. V minulosti se systémová řešení objevovala v ČR především ve velkých korporacích, v poslední době jsou častěji implementovány i v menších a středně velkých společnostech. Vysoká poptávka od malých a středně velkých firem vede i ke změně nabídky automatizovaných řešení. K největším výhodám ERP patří například možnost sledovat plánovanou a skutečnou pracnost zakázek. Z interního ERP systému lze také získat zpětnou vazbu pro obchodníky a další pracovníky. Lze také využít sumarizaci výhledů zakázek pro ověření plánovaných a skutečných tržeb. Díky tomu, že je ERP propojený s docházkovým a účetním systémem, lze z něj těžit data o efektivitě produkce a vyhledávat pak inovace a investice, které procesy dále zefektivňují. Vše je poté rychlejší a data jsou dostupnější. Firmy také objevují cloudová řešení ERP. Cloudové řešení ale nemusí být vhodné pro určitý specializovaný segment firem. Cestou, jak vyhovět jednotlivým odvětvím, která jsou často hodně specifická, mohou být systémy na míru. V nejbližších letech lze očekávat nárůst nabídky mezi systémy, které se nebudou snažit být co nejkomplexnější, ale naopak půjdou takovou cestou, aby vyhověli co nejvíce přáním firem, jež budou mít o implementaci těchto systémů zájem. V neposlední řadě se budou tvůrci CRM a ERP systémů snažit o co nejvyšší automatizaci, ideálně v takové míře, aby člověk do těchto procesů musel zasahovat co nejméně. Největší výzvou do dalších let bude co nejlépe a v co nejjednodušší podobě poskytovat podporu procesům a činnostem v daném systému. Nutností bude také zajištění schopnosti napojení na další software třetích stran. A v neposlední řadě automatizace procesů by měla vést k tomu, aby zaměstnanci nemuseli trávit dlouhý čas nad administrativou.
Technologické trendy ERP a jak je využít
systemonline.cz, 22.01.2021, Kamil Pittner
Pokud společnost v současné době vybírá ERP systém, má na výběr z mnoha možností, inovací a moderních technologií. Jaké novinky a trendy jsou nyní k dispozici? Patří sem například samoobslužná konfigurace systému, analýzy a reporting nebo celofiremní údaje o zákaznících. Také ERP systémy využívají umělou inteligenci a integrované strojové učení, díky kterým lze zjednodušit pracovní postupy a zvýšit produktivitu. Mnoho firem také sází na ERP systémy v cloudovém prostředí. Při výběru systému je dobré začít kontrolou iniciativ jednotlivých oddělení společnosti a při realizaci projektů postupovat podle důležitosti pro firemní podnikání, náročnosti, času a počtu zapojených lidí. Je také dobré udělat si průzkum technologií, zkontrolovat IT priority společnosti a vyhodnotit své obchodní procesy. Předem by se mělo také prodiskutovat zlepšení firemních procesů a naplánovat implementaci a jednotlivé úkoly. Rok 2020 ukázal důležitost kvalitního řešení pro dodavatelský řetězec, zejména u mezinárodních zákazníků a dodavatelů, malých skladů a konsignačních zásob. Také každý finanční ředitel potřebuje, aby procesy účetnictví, nákladů, rozpočtování, daní a správy hotovosti probíhaly přesně a rychle. Například při účetní závěrce může využít výhody jediné rychlé databáze s umělou inteligencí k lepšímu zefektivnění účtování transakcí. Vedoucí IT oddělení se zase zaměřuje na technologickou podstatu a využívá výhod cloudu, mobilních zařízení, integrace, zpracování v paměti a dalších funkcí pro zlepšení produktivity a odezvy. Prodej a servis začíná marketingem, elektronickým obchodem, tvorbou cen a prodejem, pokračuje plněním objednávek a zákaznickými a terénními službami. Vzhledem k důležitosti udržení zákazníků a roli technologií v mnoha průmyslových odvětvích jsou tyto obchodní procesy pro IT nezbytné. Moderní ERP systém s přístupem z více lokalit bude zahrnovat mnoho nových technologií, jako jsou cloud, mobilní zařízení, dashboardy a KPI. Není dobré se spoléhat na hypotetické příklady dodavatelů, ale na skutečné reference. I když nejnovější technologie mohou být pro mnoho rostoucích společností přínosem, k dosažení obchodních cílů je třeba je implementovat s efektivními náklady.